Przejdź do głównej zawartości

Jak tworzyć przypomnienia programu Outlook z arkusza kalkulacyjnego Excel?

Ten artykuł dotyczy tworzenia przypomnień programu Outlook na podstawie danych z arkusza kalkulacyjnego Excel.

Kreta Outlooka przypomnienia z arkusza kalkulacyjnego Excel z kodem VBA

Twórz przypomnienia programu Outlook z arkusza kalkulacyjnego Excel z kodem VBA

Jeśli chcesz utworzyć przypomnienia programu Outlook z programu Excel, wykonaj następujące czynności.

1. Utwórz arkusz roboczy zawierający nagłówki kolumn i odpowiadające im pola przypomnień, jak pokazano poniżej.

Note: Dla stan zajęty kolumna, liczba 2 oznacza, że ​​przypomnienie będzie wyświetlane jako Zajęty w kalendarzu Outlooka. Możesz to zmienić na 1 (Wstępnie), 3 (Poza biurem), 4 (Pracując gdzie indziej)lub 5 (bezpłatny) tak jak potrzebujesz.

2. wciśnij inny + F11 klawisze, aby otworzyć Microsoft Visual Basic for Applications okno.

3. w Microsoft Visual Basic for Applications okno, kliknij wstawka > Moduł. Następnie skopiuj poniższy kod VBA do okna Code.

Kod VBA: twórz przypomnienia programu Outlook z arkusza kalkulacyjnego Excel

Sub AddAppointments()
'Update by Extendoffice 20180608
    Dim I As Long
    Dim xRg As Range
    Dim xOutApp As Object
    Dim xOutItem As Object
    Set xOutApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set xRg = Range("A2:G2")
    For I = 1 To xRg.Rows.Count
        Set xOutItem = xOutApp.createitem(1)
        Debug.Print xRg.Cells(I, 1).Value
        xOutItem.Subject = xRg.Cells(I, 1).Value
        xOutItem.Location = xRg.Cells(I, 2).Value
        xOutItem.Start = xRg.Cells(I, 3).Value
        xOutItem.Duration = xRg.Cells(I, 4).Value
        If Trim(xRg.Cells(I, 5).Value) = "" Then
            xOutItem.BusyStatus = 2
        Else
            xOutItem.BusyStatus = xRg.Cells(I, 5).Value
        End If
        If xRg.Cells(I, 6).Value > 0 Then
            xOutItem.ReminderSet = True
            xOutItem.ReminderMinutesBeforeStart = xRg.Cells(I, 6).Value
        Else
            xOutItem.ReminderSet = False
        End If
        xOutItem.Body = xRg.Cells(I, 7).Value
        xOutItem.Save
        Set xOutItem = Nothing
    Next
    Set xOutApp = Nothing
End Sub

Note: W powyższym kodzie, A2: G2 to zakres danych, na podstawie którego chcesz tworzyć spotkania.

4. wciśnij F5 lub kliknij przycisk Uruchom, aby uruchomić kod. Następnie wszystkie spotkania z określonymi polami zostaną jednocześnie wstawione do kalendarza programu Outlook.

A następnie możesz przejść do Kalendarza swojego programu Outlook, aby wyświetlić wyniki, Zobacz zrzut ekranu: 

Najlepsze narzędzia biurowe

Kutools dla programu Outlook - Ponad 100 zaawansowanych funkcji, które usprawnią Twoje perspektywy

🤖 Asystent poczty AI: Natychmiastowe profesjonalne e-maile z magią AI — genialne odpowiedzi jednym kliknięciem, doskonały ton, biegła znajomość wielu języków. Zmień e-mailing bez wysiłku! ...

📧 Automatyzacja poczty e-mail: Poza biurem (dostępne dla POP i IMAP)  /  Zaplanuj wysyłanie wiadomości e-mail  /  Automatyczne CC/BCC według reguł podczas wysyłania wiadomości e-mail  /  Automatyczne przewijanie (Zasady zaawansowane)   /  Automatyczne dodawanie powitania   /  Automatycznie dziel wiadomości e-mail od wielu odbiorców na pojedyncze wiadomości ...

📨 Zarządzanie e-mail: Łatwe przywoływanie e-maili  /  Blokuj oszukańcze wiadomości e-mail według tematów i innych  /  Usuń zduplikowane wiadomości e-mail  /  Wiecej opcji  /  Konsoliduj foldery ...

📁 Załączniki Pro: Zapisz zbiorczo  /  Odłącz partię  /  Kompresuj wsadowo  /  Automatyczne zapisywanie   /  Automatyczne odłączanie  /  Automatyczna kompresja ...

🌟 Magia interfejsu: 😊Więcej ładnych i fajnych emotikonów   /  Zwiększ produktywność programu Outlook dzięki widokom na kartach  /  Zminimalizuj program Outlook zamiast go zamykać ...

>> Cuda jednym kliknięciem: Odpowiedz wszystkim, dodając przychodzące załączniki  /   E-maile chroniące przed phishingiem  /  🕘Pokaż strefę czasową nadawcy ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Kontakty i kalendarz: Grupowe dodawanie kontaktów z wybranych e-maili  /  Podziel grupę kontaktów na pojedyncze grupy  /  Usuń przypomnienia o urodzinach ...

O Cechy 100 Poczekaj na eksplorację! Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej.

 

 

Comments (66)
Rated 5 out of 5 · 2 ratings
JAIME GARCIA
JAIME GARCIA
This comment was minimized by the moderator on the site
How can I make this module run automatically when I close Excel? That way I can input data, and only have to close the file without having to manually run the code?
Reply
0
0
crystal
crystal     JAIME GARCIA
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi JAIME GARCIA，
To make the AddAppointments subroutine run automatically when you close the Excel workbook, you can apply the following VBA code. This event is triggered right before the workbook is closed. Here's how you can adjust the code to run when the workbook is closed:
1. Open the Excel workbook where you want this functionality.
2. Press Alt + F11 to open the VBA editor.
3. In the Project Explorer on the left side, find ThisWorkbook under the VBAProject for your workbook.
4. Double-click ThisWorkbook to open its code module.
5. In the code window for ThisWorkbook, insert the following code.
6. Now you need to save this workbook as Excel Macro-Enabled Workbook (click File > Save As > choose Excel Macro-Enabled Workbook from Save as Type drop-down list > click Save).

Note: In this code, be sure to replace "SheetName" with the actual name of the worksheet containing your appointment data.

Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
    AddAppointments
End Sub

Sub AddAppointments()
    ' Updated by Extendoffice 20180608
    Dim I As Long
    Dim xRg As Range
    Dim xOutApp As Object
    Dim xOutItem As Object
    Set xOutApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set xRg = ThisWorkbook.Sheets("SheetName").Range("A2:G2") ' Replace "SheetName" with the actual name of your sheet
    
    For I = 1 To xRg.Rows.Count
        Set xOutItem = xOutApp.createitem(1)
        xOutItem.Subject = xRg.Cells(I, 1).Value
        xOutItem.Location = xRg.Cells(I, 2).Value
        xOutItem.Start = xRg.Cells(I, 3).Value
        xOutItem.Duration = xRg.Cells(I, 4).Value
        xOutItem.BusyStatus = IIf(Trim(xRg.Cells(I, 5).Value) = "", 2, xRg.Cells(I, 5).Value)
        xOutItem.ReminderSet = xRg.Cells(I, 6).Value > 0
        xOutItem.ReminderMinutesBeforeStart = IIf(xOutItem.ReminderSet, xRg.Cells(I, 6).Value, 0)
        xOutItem.Body = xRg.Cells(I, 7).Value
        xOutItem.Save
        Set xOutItem = Nothing
    Next I
    Set xOutApp = Nothing
End Sub
Reply
Report
0
0
Jdavidde
Jdavidde
This comment was minimized by the moderator on the site
Hello:

Thank you all for this amazing forum. I hope you will forgive me if this has already been asked, but is there a way to tweak the code to create an Outlook TASK instead of an appointment?

Please advise.

David
Reply
0
0
Rated 5 out of 5
Kristen Miller
Kristen Miller
This comment was minimized by the moderator on the site
How can I revise the code to include multiple rows?
Reply
0
0
crystal
crystal     Kristen Miller
This comment was minimized by the moderator on the site
HI Miller,

In this line Set xRg = Range("A2:G2") of the code, simply change the range "A2:G2" to a range containing multiple rows, such as "A2:G10"
Reply
Report
0
0
Kate
Kate
This comment was minimized by the moderator on the site
This is a great tool. Was wondering if there is a way to add the appointments to a shared calendar, instead of my personal outlook calendar.
Reply
0
0
Sushant Gawali
Sushant Gawali
This comment was minimized by the moderator on the site
HI Crystal,
the code worked find, but I made some changes in Table & run the code again, now I have 2 reminders for same event, how to remove 1st reminder from my outlook calendar.
Reply
0
0
crystal
crystal     Sushant Gawali
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi Sushant Gawali,

The code only helps you to create reminders from Excel. If a duplicate reminder is created, you will need to go to the Outlook calendar to delete it manually. Sorry for the inconvenience.
Reply
Report
0
0
nitiksha
nitiksha
This comment was minimized by the moderator on the site
If we share the excel with other user and they run this micro-enabled filed, will they have all the invites saved?
Reply
Report
0
0
crystal
crystal     nitiksha
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi,
If you save this Excel file as an Excel Macro-Enabled Workbook and send it to someone else, the invitation will be saved in their Outlook calendar after running the VBA code.
Reply
Report
0
0
als bra
als bra
This comment was minimized by the moderator on the site
Excellent, thanks!
Reply
Report
0
0
Rated 5 out of 5
thestampdad
thestampdad
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi Crystal,

Thank you for letting me know.
Reply
Report
0
0
thestampdad
thestampdad
This comment was minimized by the moderator on the site
Thank you for posting your code, it works perfectly for me for adding to Outlook. Is there a way to add it to a Google Calendar instead?

Thanks.
Reply
Report
0
0
crystal
crystal     thestampdad
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi David Ramsay,
I can’t fix this problem. Sorry about that.
Reply
Report
0
0
Hailey
Hailey
This comment was minimized by the moderator on the site
Hello,

For some reason it won’t pull all dates.
My range is A2:C14 and it seems to cherry pick dates. Any tips?
Reply
0
0
crystal
crystal     Hailey
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi Hailey,
You may need to attach a screenshot or a sample file to describe the problem you encountered more clearly.
Reply
Report
0
0
There are no comments posted here yet
Load More
Please leave your comments in English
Guest
Posting as Guest
×
Rate this post:
Reset
0   Characters
Suggested Locations