Twórz, edytuj, używaj i udostępniaj grupę kontaktów w Outlooku

Samouczek koncentruje się na problemach, które możesz napotkać w programie Outlook podczas korzystania z grupy kontaktów, zwanej wcześniej „listą dystrybucyjną”. Podsumowano najczęstsze i najwygodniejsze rozwiązania. Kliknij rozwiązania wymienione poniżej, aby przejść do odpowiednich instrukcji.

Utwórz grupę kontaktów w Outlooku

• Utwórz grupę kontaktów z kontaktów programu Outlook lub książki adresowej
• Utwórz grupę kontaktów z danych w Excelu, Wordzie lub innych aplikacjach
• Utwórz grupę kontaktów dla odbiorców lub nadawców w swojej skrzynce pocztowej

Edytuj grupę kontaktów w Outlooku

• Dodaj lub usuń członków z grupy kontaktów
• Podziel grupę kontaktów w Outlooku
  • Rozlałeś grupę kontaktów w Outlooku przez skopiowanie i usunięcie
  • Łatwo podziel grupę kontaktów w Outlooku za pomocą niesamowitego narzędzia
• Podziel grupę kontaktów i dodaj jej członków jako kontakty w Outlooku
  • Rozbij grupę kontaktów za pomocą wbudowanej funkcji programu Outlook
  • Łatwo rozbij grupę kontaktów za pomocą Kutools dla programu Outlook
• Scal grupy kontaktów w jedną w Outlooku

Wyślij wiadomość e-mail do grupy kontaktów w Outlooku

Udostępnij i zapisz grupę kontaktów w Outlooku

• Udostępnij grupę kontaktów w Outlooku
• Zapisz grupę kontaktów w Outlooku

---

Utwórz grupę kontaktów w Outlooku

Możesz znaleźć sytuacje, w których musisz wysłać masową wiadomość e-mail do członków firmy lub grupy roboczej z powodów biznesowych. Możesz też potrzebować wysłać kartkę świąteczną do wszystkich członków rodziny i znajomych. W takich przypadkach utworzenie grupy kontaktów pozwoli zaoszczędzić mnóstwo czasu na wysyłanie e-maili jeden po drugim. Tutaj nasz ExtendOffice zespół wymienił metody tworzenia grup kontaktów z kontaktów programu Outlook, książki adresowej i danych w programie Excel, wyrazu lub w formie tekstowej oraz tworzenia grup dla nadawców lub adresatów w skrzynkach pocztowych w programie Outlook.

Utwórz grupę kontaktów z kontaktów programu Outlook lub książki adresowej

1. kliknij Ludzie or Kontakt na pasku nawigacyjnym w Outlooku.

2. Pod zakładką Strona głównakliknij Nowa grupa kontaktów w grupie Nowości.

3. w Grupa kontaktów w oknie, nazwij grupę kontaktów w Imię pole.

4. kliknij Dodaj członków w grupie Użytkownicywybierz Z kontaktów programu Outlook or Z książki adresowej na liście rozwijanej zgodnie z Twoimi potrzebami. (Jeśli chcesz dodać tylko jeden kontakt w danej chwili, a nie ma go w kontaktach lub książce adresowej programu Outlook, wybierz Nowy kontakt e-mail.)

5. w Wybierz członków w oknie dialogowym, aby wybrać wiele nie sąsiadujących kontaktów, przytrzymaj klawisz Ctrl klawisz, a następnie klikaj kontakty jeden po drugim; aby wybrać wiele sąsiadujących kontaktów, kliknij pierwszy kontakt, a następnie przytrzymaj Shift i wybierz ostatni.

6. Kliknij Użytkownicy w lewym dolnym rogu okna dialogowego, aby dodać wszystkie wybrane kontakty do Użytkownicy a następnie kliknij OK.

7. w Grupa kontaktów okno, kliknij Zapisz i zamknij.

---

Utwórz grupę kontaktów z danych w Excelu, Wordzie lub innych aplikacjach

Załóżmy, że otrzymałeś listę adresów e-mail w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel, dokumencie programu Word lub innej aplikacji, jak pokazano powyżej. Aby zbiorczo dodać adresy do grupy kontaktów w Outlooku, wykonaj następujące czynności:

1. kliknij Ludzie or Kontakt na pasku nawigacyjnym w Outlooku.

2. Pod zakładką Strona głównakliknij Nowa grupa kontaktów w grupie Nowości.

3. w Grupa kontaktów w oknie, nazwij grupę kontaktów w Imię pole.

4. kliknij Dodaj członków w grupie Użytkownicywybierz Z kontaktów programu Outlook.

5. Skopiuj dane z arkusza kalkulacyjnego Excel lub dokumentu Word.

6. w Wybierz Użytkownicy w oknie dialogowym, wklej dane w Użytkownicy a następnie kliknij OK.

7. w Grupa kontaktów okno, kliknij Zapisz i zamknij.

√ Uwaga: Każdy adres e-mail należy oddzielić średnikiem lub znakiem akapitu (jedna nazwa i adres w wierszu). Jeśli nie ma nazwy, adres zostanie użyty jako nazwa wyświetlana w grupie kontaktów.

---

Utwórz grupę kontaktów dla odbiorców lub nadawców w swojej skrzynce pocztowej

Jeśli chcesz dodać wszystkich adresatów i nadawców wiadomości e-mail lub wielu wiadomości e-mail do grupy kontaktów lub jeśli chcesz pogrupować niektórych nadawców lub odbiorców w skrzynce pocztowej, możesz użyć Dodaj do grupy feature z Kutools dla programu Outlook, poręczny dodatek do Outlooka opracowany przez nasz zespół. Szybko utworzy grupę kontaktów zgodnie z Twoimi potrzebami.

1. Wybierz wiadomości e-mail z odbiorcami lub nadawcami, których chcesz dodać do grupy kontaktów.

2. Idź do Kutools Plus zakładka, w Kontakt grupa, kliknij Dodaj do grupy.

3. w Dodaj odbiorców do grup kontaktów okno dialogowe, wybierz Wszystkie kategorie, Wszyscy nadawcylub Wszyscy odbiorcy na Zakres Lista rozwijana. Pola obok adresów e-mail spełniających warunek zostaną zaznaczone.

4. Po prawej stronie okna dialogowego wybierz grupy kontaktów, do których chcesz dodać adresy; Lub możesz utworzyć nową grupę kontaktów, klikając Nowa grupa kontaktów, a następnie zaznacz pole obok niego. Kliknij OK.

Jeśli nie masz zainstalowanego naszego dodatku do Outlooka, kliknij tutaj, aby pobrać. Możesz też użyć bardziej niezgrabnego sposobu: skopiuj adresy nadawców odbiorców, których chcesz dodać do grupy kontaktów, a następnie wklej je w Użytkownicy pole w Wybierz członków Okno dialogowe. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z 4-7 krokami tworzenie grupy kontaktów z kontaktów programu Outlook lub książki adresowej.

---

Edytuj grupę kontaktów w Outlooku

Czasami musimy edytować nasze grupy kontaktów: W Twojej firmie następują zmiany personalne, współpracownicy i projekty przychodzą i odchodzą, więc musisz dodać lub usunąć niektórych członków; Członkowie grupy kontaktowej są dość mieszani, więc chcesz podzielić grupę na dwie lub więcej grup; Połączono dwa działy, więc musisz połączyć dwie grupy kontaktów……

Zanim to zrobimy, musimy dowiedzieć się, gdzie znajdują się grupy:

Jeśli jesteś w opinii Poczta, kliknij Książka adresowa w grupie Znajdź w zakładce Strona główna, a następnie wyszukaj grupę w wyskakującym oknie dialogowym; Jeśli przeniosłeś się do Ludzie or Kontakt widok na pasku nawigacyjnym w programie Outlook, możesz znaleźć grupę na liście kontaktów, wpisując jej nazwę w polu wyszukiwania nad listą.

Po znalezieniu grupy kontaktów kliknij dwukrotnie jej nazwę, aby otworzyć Grupa kontaktów okno. Teraz znajdź metody wymienione poniżej, które odpowiadają Twoim potrzebom na następny ruch.

---

Dodaj lub usuń członków z grupy kontaktów

• Aby dodać członków do grupy kontaktów, zapoznaj się z krokami 4-7 z tworzenie grupy kontaktów z kontaktów programu Outlook lub książki adresowej.

• Aby usunąć członków z grupy kontaktów, wybierz członków w otwartej Grupa kontaktów najpierw okno, a następnie kliknij Usuń członka funkcja w grupie Użytkownicy. Kliknij Zapisz i zamknij w grupie Akcje.

---

Podziel grupę kontaktów w Outlooku

Tutaj wymieniliśmy dwa sposoby podziału grupy kontaktów w Outlooku: jeden ma własną funkcję, drugi ma Podziel się na grupę kontaktów cechą Kutools dla programu Outlook.

• Rozlał grupę kontaktów w Outlooku przez skopiowanie i usunięcie

Załóżmy, że musisz podzielić grupę kontaktów na dwie. Wykonaj poniższe czynności:

1. Na Ludzie or Kontakt stronie, wyszukaj grupę kontaktów, którą chcesz edytować.

2. Kliknij prawym przyciskiem myszy (nie puszczaj) grupę i przeciągnij ją nieco powyżej lub poniżej, zwolnij przycisk myszy, zobaczysz krótkie wyskakujące menu, jak pokazano na zrzucie ekranu poniżej, kliknij Skopiuj. Na liście pojawią się dwie takie same grupy kontaktów.

>>>

3. Kliknij dwukrotnie, aby otworzyć obie grupy, zmień nazwy grup według potrzeb, na przykład ExtendOffice1 i ExtendOffice2. Następnie usuń, powiedzmy, imię 8-15 w ExtendOffice1 i imię 1-7 w ExtendOffice2.

4. Do tej pory będziesz miał dwie nowe mniejsze grupy kontaktów, kliknij Zapisz i zamknij.

• Łatwe dzielenie grupy kontaktów w Outlooku za pomocą niesamowitego narzędzia

Lub jeśli zainstalowałeś ludzkiej, Kutools dla programu Outlook na swoim komputerze, aby podzielić grupę kontaktów, wykonaj następujące czynności:

1. Wybierz grupę kontaktów, którą chcesz podzielić (Tutaj wybrałem grupę o nazwie ExtendOffice test 1 na przykład).

2. Przejdź do zakładki Kutools Plus, odnaleźć Kontakt grupa na wstążce Kontakt, Wybierz Podziel się na grupę kontaktów z rozwijanej listy.

3. w Podziel się na grupę kontaktów w oknie zaznacz pola obok członków grupy, których chcesz przenieść do nowej grupy kontaktów, kliknij Ok.

4. Nazwij nową grupę w wyskakującym oknie dialogowym, kliknij OK.

5. Dwie podzielone grupy kontaktów pojawią się następnie na liście kontaktów, możesz otworzyć grupy, aby wyświetlić ich członków.

---

Podziel grupę kontaktów i dodaj jej członków jako kontakty w Outlooku

Aby rozbić, lub mówimy usunąć, grupę kontaktów w Outlooku, możesz po prostu przejść do Ludzie or Kontakt stronę i kliknij prawym przyciskiem myszy grupę, którą chcesz usunąć, a następnie kliknij Usuń w menu podręcznym. Ale jeśli chcesz dodać wszystkich jego członków jako indywidualne kontakty programu Outlook w tym samym czasie, sprawdź dwa podejścia, które wymieniliśmy poniżej:

• Rozbij grupę kontaktów za pomocą wbudowanej funkcji programu Outlook

1. Kliknij dwukrotnie, aby otworzyć grupę kontaktów na liście kontaktów.

2. Kliknij dwukrotnie członka, którego chcesz dodać do swojej listy kontaktów.

3. Kliknij przycisk z trzema kropkami, aby wyświetlić więcej opcji, a następnie kliknij Dodaj do kontaktów programu Outlook.

4. W wyskakującym okienku Kontakt okno, możesz dodać dodatkowe informacje, jeśli potrzebujesz, a następnie kliknij Zapisz i zamknij.

5. Powtórz kroki 2-4, aby dodać wszystkich członków.

6. Teraz wróć do Ludzie or Kontakt widok, aby usunąć grupę kontaktów.

Metoda jest odpowiednia dla grup składających się tylko z kilku członków. Jeśli grupa zawiera dużą liczbę członków, metoda marnuje zbyt dużo czasu. W takim przypadku sprawdź przerwa funkcja Kutools dla programu Outlook poniżej.

• Łatwo rozbij grupę kontaktów za pomocą Kutools for Outlook

1. Wybierz grupę kontaktów, którą chcesz rozbić.

2. Przejdź do zakładki Kutools Pluskliknij Kontakt grupa > przerwa.

3. w przerwa okno, kliknij Wszystkie kategorie aby zaznaczyć wszystkie pola, a następnie kliknij Ok.

4. Pojawi się okno dialogowe z pytaniem Czy chcesz podzielić tę grupę kontaktów na pojedyncze kontakty? Kliknij Tak.

5. Wszyscy jej członkowie zostaną teraz dodani do listy kontaktów, a grupa kontaktów zostanie jednocześnie usunięta.

√ Uwaga: Jeśli chcesz dodać tylko niektórych członków do swojej listy kontaktów, zaznacz pola obok określonych członków, kliknij Ok aby dodać je do listy podczas usuwania ich z grupy. Grupa zawierająca członków, których nie sprawdziłeś, nadal będzie istnieć.

Kliknij, aby pobrać Kutools dla programu Outlook na 60-dniową bezpłatną wersję próbną.

---

Scal grupy kontaktów w jedną w Outlooku

Aby połączyć dwie lub więcej grup kontaktów jako jedną nową grupę. Wykonaj poniższe czynności:

1. Utwórz nową grupę kontaktów. (Wykonaj kroki 1-3 z tworzenie grupy kontaktów z kontaktów programu Outlook lub książki adresowej.)

2. kliknij Dodaj członków w grupie Użytkownicywybierz Z kontaktów programu Outlook.

3. w Wybierz członków w oknie dialogowym wybierz grupy kontaktów, które chcesz połączyć.

4. kliknij Użytkownicy w lewym dolnym rogu okna dialogowego, a następnie kliknij OK.

5. w Grupa kontaktów okno, kliknij Zapisz i zamknij.

√ Uwaga: Powyższa metoda jest bardzo prosta i szybka. Jednak grupa, którą utworzyłeś w ten sposób, jest jak duża grupa zawierająca kilka małych, nie jest to tak wygodne, gdy musisz edytować członków grupy. Ponieważ będziesz musiał otworzyć każdą małą grupę, aby edytować. Aby scalić kilka grup kontaktów i dodać tylko członków grupy do jednej grupy. Proszę sprawdzić Jak scalać lub łączyć listy dystrybucyjne w programie Outlook?

---

Wyślij wiadomość e-mail do grupy kontaktów w Outlooku

Aby wysłać wiadomość e-mail do jednej lub więcej grup kontaktów w Outlooku, wykonaj następujące czynności:

1. W widoku Poczta kliknij nowy e-mail aby rozpocząć nową wiadomość.

2. w Do ... wpisz nazwę grupy kontaktów. Outlook pokaże potencjalne dopasowania z listy kontaktów, jak pokazano poniżej. Jeśli nie chcesz, aby odbiorcy się widzieli, wpisz nazwę grupy w polu UDW... pole. (Jeśli pole nie wyświetla się w oknie wiadomości, przejdź do Opcje kartę, a następnie kliknij UDW w grupie Pokaż pola.)

Jeśli nie pamiętasz nazwy grupy, możesz kliknąć Do ... otworzyć Wybierz Nazwy okno, aby wyświetlić wszystkie kontakty na liście kontaktów. Wybierz grupy, do których chcesz wysłać wiadomość, a następnie kliknij Do, Cclub UDW tak jak potrzebujesz. W odpowiednim polu pojawią się nazwy grup. (Kliknąłem Do jako przykład tutaj.) Następnie kliknij OK.

3. Wpisz temat i treść wiadomości e-mail. Kliknij Wyślij po zakończeniu pisania.

---

Udostępnij i zapisz grupę kontaktów w Outlooku

Może zaistnieć potrzeba wysłania grupy kontaktów związanych z pracą do nowego pracownika lub udostępnienia grupy związanej z zainteresowaniami znajomym; możesz również otrzymać grupę kontaktów udostępnioną przez innych. W tej części porozmawiamy o tym, jak udostępnić grupę kontaktów i jak zapisać grupę kontaktów wysłaną przez innych w Outlooku.

Udostępnij grupę kontaktów w Outlooku

• Możesz dołączyć grupę do wiadomości e-mail i wysłać ją do innych osób:

1. W widoku Poczta kliknij nowy e-mail aby utworzyć nową wiadomość. A Wiadomość pojawi się okno. Dostosuj rozmiar okna, przesuń je obok okna programu Outlook, aby oba okna były widoczne jednocześnie.

2. kliknij Ludzie or Kontakt z paska nawigacyjnego w oknie programu Outlook.

3. Znajdź grupę kontaktów, którą chcesz udostępnić, i przeciągnij ją do treści wiadomości jako załącznik w Wiadomość okno.

4. Wypełnij informacje w Wiadomość okno, jak potrzebujesz, a następnie kliknij Wyślij aby udostępnić grupę kontaktów.

• Możesz także wstawić grupę kontaktów jako załącznik zamiast przeciągać ją do treści wiadomości:

1. w Poczta zobacz, kliknij nowy e-mail aby utworzyć nową wiadomość.

2. Przejdź do zakładki wstawka w wyskakującym okienku Wiadomość okno, znajdź plik Zawierać grupa, kliknij Element programu Outlook.

3. w Wstaw element w oknie dialogowym wybierz folder Kontakty w określonej skrzynce pocztowej, aby wyświetlić wszystkie kontakty i grupy kontaktów w szt skrzynka. Teraz możesz znaleźć i wybrać grupę kontaktów, a następnie kliknąć OK aby wstawić go jako załącznik.

4. Wypełnij informacje w Wiadomość okno, jak potrzebujesz, a następnie kliknij Wyślij aby udostępnić grupę kontaktów.

Zapisz grupę kontaktów w Outlooku

Aby zapisać grupę kontaktów udostępnioną przez innych w wiadomości e-mail:

1. Otwórz wiadomość zawierającą załącznik do grupy kontaktów.

2. Przeciągnij załącznik na pasek nawigacyjny i upuść go Ludzie or Kontakt.

To najprostsze podejście, możesz kliknąć Ludzie or Kontakt aby sprawdzić nowo zapisaną grupę.