Jak przypisywać i edytować kategorie kolorów do elementów programu Outlook?

Przypisywanie kategorii oznaczonych kolorami do określonych elementów programu Outlook, takich jak wiadomości e-mail, zdarzenia i kontakty, umożliwia szybkie rozpoznawanie i grupowanie powiązanych elementów w programie Outlook, dzięki czemu można je łatwo śledzić i poprawiać wydajność. Jeśli którykolwiek z elementów jest powiązany z więcej niż jedną kategorią, po prostu przypisz do niego więcej kategorii kolorystycznych. W tym artykule przedstawimy metody przypisywania kategorii kolorów do elementu programu Outlook i tworzenia własnych kategorii, zmiany koloru lub nazwy istniejącej kategorii kolorów oraz inne szybkie metody stosowania kategorii w celu wyróżniania elementów programu Outlook.

Uwaga: Kategorie oznaczone kolorami nie działają na kontach IMAP.

Utwórz kategorię kolorów i przypisz do niej klawisz skrótu w Outlooku

Przypisz kategorię kolorów do elementów programu Outlook (lub za pomocą klawisza skrótu)

Przypisz kategorię kolorów do elementu programu Outlook za pomocą szybkiego kliknięcia

Przypisz kategorię kolorów do wiadomości programu Outlook za pomocą Quick Step

Edytuj kategorię kolorów i jej klawisz skrótu w Outlooku

Utwórz kategorię kolorów i przypisz do niej klawisz skrótu w Outlooku

Program Outlook zawiera zestaw domyślnych kategorii oznaczonych kolorami, ale łatwiej będzie tworzyć i używać własnych kategorii, dzięki czemu można lepiej rozpoznać powiązane elementy.

1. w Poczta zobacz na Strona główna zakładka, w Tagi grupa, kliknij Kategoryzować > Wszystkie kategorie.

2. W wyskakującym okienku Kategorie kolorów w oknie dialogowym, kliknij Nowości przycisk.

3. W nowym Dodaj nową kategorię nadaj kategorii nazwę w polu wprowadzania i przypisz jej rozpoznawalny kolor. Jeśli chcesz, ustaw do niego klawisz skrótu.

4. kliknij OK. Zobaczysz, że utworzona kategoria jest teraz wymieniona w Kategorie kolorów okno dialogowe, jak pokazano poniżej. Kliknij OK aby zapisać kategorię i zamknąć okno dialogowe.

Przypisz kategorię kolorów do elementów programu Outlook (lub za pomocą klawisza skrótu)

Aby przypisać kategorię koloru do jednej lub więcej wiadomości, spotkań, kontaktów lub zadań w programie Outlook, możesz wykonać następujące czynności:

1. Wybierz elementy programu Outlook, do których przypiszesz kategorię kolorów.

2. Przypisz kategorię w dowolny sposób, jak pokazano poniżej:

Jeśli ty nie ustawiono klawisza skrótu dla kategorii kolorów, którą chcesz przypisać do wybranych elementów programu Outlook: Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny z wybranych elementów, kliknij Kategoryzować z menu rozwijanego, a następnie wybierz kategorię, którą chcesz przypisać.
Uwaga: Jeśli przypadkowo przypisałeś przedmiotowi kategorię kolorów, możesz wybrać element, kliknąć go prawym przyciskiem myszy, a następnie wybrać Wyczyść wszystkie kategorie.
Jeśli ty ustawiłem klawisz skrótu dla kategorii kolorów, którą chcesz przypisać do wybranych elementów programu Outlook: Naciśnij klawisz skrótu.
Uwaga: Jeśli przypadkowo przypiszesz kategorię koloru do elementu za pomocą klawisza skrótu, możesz go wybrać i nacisnąć ten sam klawisz skrótu, aby wyczyścić kategorię.

Przypisz kategorię kolorów do elementu programu Outlook za pomocą szybkiego kliknięcia

Aby przypisać kategorię kolorów do wiadomości e-mail, należy przejść do Zobacz i wysłuchaj > Zmień widok > Jedna or Podgląd. Aby przypisać kategorię kolorystyczną do wydarzenia lub kontaktu, kliknij Zobacz i wysłuchaj > Zmień widok > Lista. Po zakończeniu wykonaj następujące czynności:

1. w Poczta zobacz na Strona główna zakładka, w Tagi grupa, kliknij Kategoryzować > Ustaw szybkie kliknięcie.

2. w Ustaw szybkie kliknięcie wybierz kategorię kolorów, którą przypiszesz za pomocą szybkiego kliknięcia.

3. Jeśli wybrałeś kategorię, której nigdy wcześniej nie używałeś, a Zmień nazwę kategorii pojawi się okno dialogowe z pytaniem, czy chcesz zmienić nazwę kategorii:

Kliknij Tak aby zamknąć okno dialogowe i zapisać zmiany po zakończeniu zmiany nazwy, nadając mu inny kolor lub ustawiając dla niego klawisz skrótu.
Kliknij Nie jeśli nie musisz wprowadzać żadnych zmian.

4. Teraz użyję wiadomości e-mail jako przykładu. W folderze poczty najedź kursorem myszy na wiadomość, do której przypiszesz kategorię za pomocą Szybkiego kliknięcia. Zobaczysz puste pudełko na Kategorie kolumna, jak pokazano poniżej. Pojedyncze kliknięcie spowoduje przypisanie kategorii do wiadomości.

Uwaga: Jeśli przypadkowo przypisałeś kategorię koloru do przedmiotu, możesz wybrać przedmiot i ponownie kliknąć pole kategorii.

Przypisz kategorię kolorów do wiadomości programu Outlook za pomocą Quick Step

Program Outlook ma funkcję Szybkie kroki, która umożliwia przypisanie kategorii kolorów do jednej lub wielu wiadomości e-mail w programie Outlook za pomocą jednego kliknięcia. Aby to zrobić, wykonaj poniższe czynności:

1. w Poczta zobacz na Strona główna tab, kliknij Utwórz nowy Szybkie kroki pudełko.

2. kliknij Wybierz akcję aby otworzyć listę rozwijaną wielu działań. Następnie wybierz Kategoryzuj wiadomość.

3. kliknij Wybierz kategorię aby wybrać kategorię kolorów, którą przypiszesz do wiadomości w Outlooku za pomocą Quick Step.

4. Nazwa akcji zostanie automatycznie wypełniona w polu Nazwa, możesz ją zmienić, aby była bardziej rozpoznawalna. Możesz także ustawić klawisz skrótu dla tej akcji (tu ustawiam CTRL+SHIFT+2 jako klawisz skrótu) lub edytuj tekst podpowiedzi. Następnie kliknij koniec.

5. Powtórz powyższe cztery kroki, jeśli chcesz utworzyć szybkie kroki dla innych kategorii.

6. Teraz wróć do swojej listy mailingowej. Wybierz wiadomości, do których przypiszesz kategorię kolorów, a następnie kliknij szybkie działanie (EO Forum), które właśnie utworzyłeś w Szybkie kroki skrzynka. Wybrane wiadomości zostaną następnie skategoryzowane.

Uwaga: Jeśli przypadkowo przypisałeś przedmiotowi kategorię koloru, możesz wybrać element, kliknąć go prawym przyciskiem myszy, a następnie wybrać Wyczyść wszystkie kategorie z menu rozwijanego. Alternatywnie, w powyższym kroku 2, możesz wybrać Wyczyść kategorie zamiast kategoryzować kategorię, aby utworzyć szybką akcję usuwającą kategorie.

Edytuj kategorię kolorów i jej klawisz skrótu w Outlooku

1. w Poczta zobacz na Strona główna zakładka, w Tagi grupa, kliknij Kategoryzować > Wszystkie kategorie.

2. W wyskakującym okienku Kategorie kolorów w oknie dialogowym wykonaj następujące czynności, aby edytować kategorię:

Wybierz kategorię, którą chcesz edytować.
Kliknij przemianować i wpisz nową nazwę.
Kliknij strzałkę w dół pod Kolor aby nadać mu inny kolor.
Kliknij strzałkę w dół pod Klawisz skrótu aby nadać mu inny klawisz skrótu.

3. Jeśli chcesz edytować więcej kategorii, powtórz powyższy krok. Po zakończeniu kliknij OK zapisać zmiany.

Powiązane artykuły

Jak automatycznie kategoryzować wiadomości e-mail na podstawie tematu w programie Outlook?

Kategorie oznaczone kolorami umożliwiają szybkie rozpoznawanie i grupowanie powiązanych elementów w programie Outlook, dzięki czemu można je łatwo śledzić i poprawiać wydajność. W tym artykule porozmawiamy o tym, jak utworzyć regułę w Outlooku, aby automatycznie przypisywać kategorie kolorów do wiadomości e-mail na podstawie ich tematów.

Jak automatycznie przypisać kategorię kolorów do spotkań po ich zaakceptowaniu w programie Outlook?

Podczas codziennej pracy możesz otrzymywać wiele wiadomości e-mail ze spotkaniami w programie Outlook. Czasami chcesz automatycznie przypisać określoną kategorię kolorów do spotkań, gdy zostaną one zaakceptowane. Zwykle możesz przypisać je ręcznie, ale ustawienie ich pojedynczo będzie kłopotliwe. W tym artykule omówię, jak to zrobić automatycznie w Outlooku.

Jak grupować wiadomości e-mail według określonych kategorii kolorów w programie Outlook?

Czasami oznaczasz wiadomości e-mail określonymi kategoriami kolorowymi, a następnie możesz łatwo odrzucić te wiadomości e-mail lub je znaleźć lub w innych celach. Kiedy masa wiadomości e-mail gromadzi się w folderze poczty, trudno jest od razu znaleźć wiadomości oznaczone określonymi kategoriami kolorowymi. W rzeczywistości istnieje kilka sztuczek umożliwiających szybkie grupowanie wiadomości e-mail według określonych kategorii kolorów w programie Microsoft Outlook.

Jak domyślnie zwinąć lub rozwinąć wszystkie kategorie kolorów w programie Outlook?

Załóżmy, że przypisano kategorie kolorów do wiadomości e-mail w programie Outlook i pogrupowałeś wszystkie wiadomości na podstawie różnych kategorii. Jednak za każdym razem, gdy rozwijasz lub zwijasz folder w programie Outlook, a następnie istniejesz i wracasz do folderu, może się okazać, że kategoria grupuje się z powrotem do pierwotnego widoku. W tym samouczku omówimy metodę utrzymania zwinięcia programu Outlook lub rozwinięcia kategorii kolorów. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak.