Przejdź do głównej zawartości

Jak automatycznie kategoryzować wiadomości e-mail na podstawie tematu w programie Outlook?

Kategorie oznaczone kolorami umożliwiają szybkie rozpoznawanie i grupowanie powiązanych elementów w programie Outlook, dzięki czemu można je łatwo śledzić i poprawiać wydajność. W tym artykule porozmawiamy o tym, jak utworzyć regułę w Outlooku, aby automatycznie przypisywać kategorie kolorów do wiadomości e-mail na podstawie ich tematów.


Automatycznie kategoryzuj wiadomości e-mail na podstawie ich tematu w programie Outlook

W programie Outlook wybierz folder skrzynki odbiorczej konta e-mail, do którego chcesz zastosować regułę automatycznej kategoryzacji, a następnie wybierz dowolną wiadomość z folderu. Następnie wykonaj poniższe czynności.

1. Na Strona główna Kliknij kartę Zasady > Stwórz zasadę.

2. W wyskakującym okienku Stwórz zasadę w oknie dialogowym, kliknij Opcje zaawansowane.

3. w Kreator reguł pytanie Jakie warunki chcesz sprawdzić, wykonaj następujące czynności:

  1. In Krok 1: Wybierz warunki, sprawdź drugą opcję z (temat wybranej wiadomości) w temacie.
  2. In Krok 2: Edytuj opis reguły, kliknij tekst podkreślony na niebiesko, aby otworzyć Wyszukaj tekst okno dialogowe.
  3. W wyskakującym okienku Wyszukaj tekst wprowadź słowa kluczowe lub frazy w tytule, na podstawie których chcesz automatycznie kategoryzować e-maile.
  4. Kliknij Dodaj.
    Uwaga: Jeśli potrzebujesz automatycznie kategoryzować wiadomość e-mail w oparciu o więcej słów kluczowych lub fraz, powtórz kroki iii i iv. I możesz wybrać słowa kluczowe lub frazy w Lista wyszukiwania pole, a następnie kliknij Usunąć usunąć niechciane.
  5. Kliknij OK Wyszukaj tekst okno dialogowe, do którego można wrócić Kreator reguł.
  6. Kliknij Następna.

4. w Kreator reguł pytanie Co chcesz zrobić z wiadomością, wykonaj następujące czynności:

  1. In Krok 1: Wybierz działanie (a), Sprawdź przypisz go do kategorii kategorii opcja.
  2. In Krok 2: Edytuj opis reguły, kliknij kategorię podkreśloną na niebiesko, aby otworzyć Kategorie kolorów okno dialogowe.
  3. W wyskakującym okienku Kategorie kolorów wybierz jedną lub więcej kategorii, które chcesz przypisać do wiadomości e-mail o tytułach zawierających słowa lub frazy określone w 3. krok.
  4. Kliknij OK Kategorie kolorów okno dialogowe, do którego można wrócić Kreator reguł.
  5. Kliknij Następna.

5. w Kreator reguł pytanie Czy są jakieś wyjątki, wybierz wyjątki w Krok 1 jeśli są, i edytuj opis wyjątku w Krok 2. Po zakończeniu kliknij Następna.

6. w Kreator reguł aby zakończyć konfigurację reguły, skonfiguruj w następujący sposób:

  1. In Krok 1, określ nazwę tej reguły w polu wprowadzania.
  2. In Krok 2, Sprawdź Uruchom tę regułę teraz dla wiadomości znajdujących się już w „Skrzynce odbiorczej” możliwość przypisania kategorii kolorów do wiadomości w skrzynce odbiorczej, które spełniają określone przez Ciebie warunki; Sprawdź Włącz tę regułę możliwość przypisania kategorii kolorów do przychodzących wiadomości e-mail, które spełniają określone warunki.
  3. In Krok 3, możesz przejrzeć określone szczegóły reguły. Jeśli chcesz zmienić którekolwiek z kryteriów, kliknij podkreśloną wartość do edycji.
  4. Po zakończeniu kliknij koniec.

7. Pojawi się okno dialogowe z informacją, że reguła działa tylko podczas sprawdzania wiadomości e-mail w programie Outlook. Kliknij OK.

8. Teraz reguła została pomyślnie utworzona. Jeśli chcesz to sprawdzić lub edytować w przyszłości, przejdź do Zasady > Stwórz zasadę. I pamiętaj, aby wybrać odpowiedni folder, jak pokazano na zrzucie ekranu.


Powiązane artykuły

Jak przypisać i edytować kategorie kolorów do elementów programu Outlook?

Przypisywanie kategorii oznaczonych kolorami do określonych elementów programu Outlook, takich jak wiadomości e-mail, zdarzenia i kontakty, umożliwia szybkie rozpoznawanie i grupowanie powiązanych elementów w programie Outlook, dzięki czemu można je łatwo śledzić i poprawiać wydajność. Jeśli którykolwiek z elementów jest powiązany z więcej niż jedną kategorią, po prostu przypisz do niego więcej kategorii kolorystycznych. W tym artykule przedstawimy metody przypisywania kategorii kolorów do elementu programu Outlook i tworzenia własnych kategorii, zmiany koloru lub nazwy istniejącej kategorii kolorów oraz inne szybkie metody stosowania kategorii w celu wyróżniania elementów programu Outlook.

Jak automatycznie przypisać kategorię kolorów do spotkań po ich zaakceptowaniu w programie Outlook?

Podczas codziennej pracy możesz otrzymywać wiele wiadomości e-mail ze spotkaniami w programie Outlook. Czasami chcesz automatycznie przypisać określoną kategorię kolorów do spotkań, gdy zostaną one zaakceptowane. Zwykle możesz przypisać je ręcznie, ale ustawienie ich pojedynczo będzie kłopotliwe. W tym artykule omówię, jak to zrobić automatycznie w Outlooku.

Jak grupować wiadomości e-mail według określonych kategorii kolorów w programie Outlook?

Czasami oznaczasz wiadomości e-mail określonymi kategoriami kolorowymi, a następnie możesz łatwo odrzucić te wiadomości e-mail lub je znaleźć lub w innych celach. Kiedy masa wiadomości e-mail gromadzi się w folderze poczty, trudno jest od razu znaleźć wiadomości oznaczone określonymi kategoriami kolorowymi. W rzeczywistości istnieje kilka sztuczek umożliwiających szybkie grupowanie wiadomości e-mail według określonych kategorii kolorów w programie Microsoft Outlook.

Jak domyślnie zwinąć lub rozwinąć wszystkie kategorie kolorów w programie Outlook?

Załóżmy, że przypisano kategorie kolorów do wiadomości e-mail w programie Outlook i pogrupowałeś wszystkie wiadomości na podstawie różnych kategorii. Jednak za każdym razem, gdy rozwijasz lub zwijasz folder w programie Outlook, a następnie istniejesz i wracasz do folderu, może się okazać, że kategoria grupuje się z powrotem do pierwotnego widoku. W tym samouczku omówimy metodę utrzymania zwinięcia programu Outlook lub rozwinięcia kategorii kolorów. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak.


Najlepsze narzędzia biurowe

Kutools dla programu Outlook - Ponad 100 zaawansowanych funkcji, które usprawnią Twoje perspektywy

🤖 Asystent poczty AI: Natychmiastowe profesjonalne e-maile z magią AI — genialne odpowiedzi jednym kliknięciem, doskonały ton, biegła znajomość wielu języków. Zmień e-mailing bez wysiłku! ...

📧 Automatyzacja poczty e-mail: Poza biurem (dostępne dla POP i IMAP)  /  Zaplanuj wysyłanie wiadomości e-mail  /  Automatyczne CC/BCC według reguł podczas wysyłania wiadomości e-mail  /  Automatyczne przewijanie (Zasady zaawansowane)   /  Automatyczne dodawanie powitania   /  Automatycznie dziel wiadomości e-mail od wielu odbiorców na pojedyncze wiadomości ...

📨 Zarządzanie e-mail: Łatwe przywoływanie e-maili  /  Blokuj oszukańcze wiadomości e-mail według tematów i innych  /  Usuń zduplikowane wiadomości e-mail  /  Wiecej opcji  /  Konsoliduj foldery ...

📁 Załączniki ProZapisz zbiorczo  /  Odłącz partię  /  Kompresuj wsadowo  /  Automatyczne zapisywanie   /  Automatyczne odłączanie  /  Automatyczna kompresja ...

🌟 Magia interfejsu: 😊Więcej ładnych i fajnych emotikonów   /  Zwiększ produktywność programu Outlook dzięki widokom na kartach  /  Zminimalizuj program Outlook zamiast go zamykać ...

>> Cuda jednym kliknięciem: Odpowiedz wszystkim, dodając przychodzące załączniki  /   E-maile chroniące przed phishingiem  /  🕘Pokaż strefę czasową nadawcy ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Kontakty i kalendarz: Grupowe dodawanie kontaktów z wybranych e-maili  /  Podziel grupę kontaktów na pojedyncze grupy  /  Usuń przypomnienia o urodzinach ...

O Cechy 100 Poczekaj na eksplorację! Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej.

 

 

Comments (0)
No ratings yet. Be the first to rate!
There are no comments posted here yet
Please leave your comments in English
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations