Jak automatycznie kategoryzować wiadomości e-mail na podstawie tematu w programie Outlook?
Kategorie oznaczone kolorami umożliwiają szybkie rozpoznawanie i grupowanie powiązanych elementów w programie Outlook, dzięki czemu można je łatwo śledzić i poprawiać wydajność. W tym artykule porozmawiamy o tym, jak utworzyć regułę w Outlooku, aby automatycznie przypisywać kategorie kolorów do wiadomości e-mail na podstawie ich tematów.
Automatycznie kategoryzuj wiadomości e-mail na podstawie ich tematu w programie Outlook
W programie Outlook wybierz folder skrzynki odbiorczej konta e-mail, do którego chcesz zastosować regułę automatycznej kategoryzacji, a następnie wybierz dowolną wiadomość z folderu. Następnie wykonaj poniższe czynności.
1. Na Strona główna Kliknij kartę Zasady > Stwórz zasadę.
2. W wyskakującym okienku Stwórz zasadę w oknie dialogowym, kliknij Opcje zaawansowane.
3. w Kreator reguł pytanie Jakie warunki chcesz sprawdzić, wykonaj następujące czynności:
- In Krok 1: Wybierz warunki, sprawdź drugą opcję z (temat wybranej wiadomości) w temacie.
- In Krok 2: Edytuj opis reguły, kliknij tekst podkreślony na niebiesko, aby otworzyć Wyszukaj tekst okno dialogowe.
- W wyskakującym okienku Wyszukaj tekst wprowadź słowa kluczowe lub frazy w tytule, na podstawie których chcesz automatycznie kategoryzować e-maile.
- Kliknij Dodaj.
Uwaga: Jeśli potrzebujesz automatycznie kategoryzować wiadomość e-mail w oparciu o więcej słów kluczowych lub fraz, powtórz kroki iii i iv. I możesz wybrać słowa kluczowe lub frazy w Lista wyszukiwania pole, a następnie kliknij Usunąć usunąć niechciane. - Kliknij OK Wyszukaj tekst okno dialogowe, do którego można wrócić Kreator reguł.
- Kliknij Następna.
4. w Kreator reguł pytanie Co chcesz zrobić z wiadomością, wykonaj następujące czynności:
- In Krok 1: Wybierz działanie (a), Sprawdź przypisz go do kategorii kategorii opcja.
- In Krok 2: Edytuj opis reguły, kliknij kategorię podkreśloną na niebiesko, aby otworzyć Kategorie kolorów okno dialogowe.
- W wyskakującym okienku Kategorie kolorów wybierz jedną lub więcej kategorii, które chcesz przypisać do wiadomości e-mail o tytułach zawierających słowa lub frazy określone w 3. krok.
- Kliknij OK Kategorie kolorów okno dialogowe, do którego można wrócić Kreator reguł.
- Kliknij Następna.
5. w Kreator reguł pytanie Czy są jakieś wyjątki, wybierz wyjątki w Krok 1 jeśli są, i edytuj opis wyjątku w Krok 2. Po zakończeniu kliknij Następna.
6. w Kreator reguł aby zakończyć konfigurację reguły, skonfiguruj w następujący sposób:
- In Krok 1, określ nazwę tej reguły w polu wprowadzania.
- In Krok 2, Sprawdź Uruchom tę regułę teraz dla wiadomości znajdujących się już w „Skrzynce odbiorczej” możliwość przypisania kategorii kolorów do wiadomości w skrzynce odbiorczej, które spełniają określone przez Ciebie warunki; Sprawdź Włącz tę regułę możliwość przypisania kategorii kolorów do przychodzących wiadomości e-mail, które spełniają określone warunki.
- In Krok 3, możesz przejrzeć określone szczegóły reguły. Jeśli chcesz zmienić którekolwiek z kryteriów, kliknij podkreśloną wartość do edycji.
- Po zakończeniu kliknij koniec.
7. Pojawi się okno dialogowe z informacją, że reguła działa tylko podczas sprawdzania wiadomości e-mail w programie Outlook. Kliknij OK.
8. Teraz reguła została pomyślnie utworzona. Jeśli chcesz to sprawdzić lub edytować w przyszłości, przejdź do Zasady > Stwórz zasadę. I pamiętaj, aby wybrać odpowiedni folder, jak pokazano na zrzucie ekranu.
Powiązane artykuły
Jak przypisać i edytować kategorie kolorów do elementów programu Outlook?
Przypisywanie kategorii oznaczonych kolorami do określonych elementów programu Outlook, takich jak wiadomości e-mail, zdarzenia i kontakty, umożliwia szybkie rozpoznawanie i grupowanie powiązanych elementów w programie Outlook, dzięki czemu można je łatwo śledzić i poprawiać wydajność. Jeśli którykolwiek z elementów jest powiązany z więcej niż jedną kategorią, po prostu przypisz do niego więcej kategorii kolorystycznych. W tym artykule przedstawimy metody przypisywania kategorii kolorów do elementu programu Outlook i tworzenia własnych kategorii, zmiany koloru lub nazwy istniejącej kategorii kolorów oraz inne szybkie metody stosowania kategorii w celu wyróżniania elementów programu Outlook.
Jak automatycznie przypisać kategorię kolorów do spotkań po ich zaakceptowaniu w programie Outlook?
Podczas codziennej pracy możesz otrzymywać wiele wiadomości e-mail ze spotkaniami w programie Outlook. Czasami chcesz automatycznie przypisać określoną kategorię kolorów do spotkań, gdy zostaną one zaakceptowane. Zwykle możesz przypisać je ręcznie, ale ustawienie ich pojedynczo będzie kłopotliwe. W tym artykule omówię, jak to zrobić automatycznie w Outlooku.
Jak grupować wiadomości e-mail według określonych kategorii kolorów w programie Outlook?
Czasami oznaczasz wiadomości e-mail określonymi kategoriami kolorowymi, a następnie możesz łatwo odrzucić te wiadomości e-mail lub je znaleźć lub w innych celach. Kiedy masa wiadomości e-mail gromadzi się w folderze poczty, trudno jest od razu znaleźć wiadomości oznaczone określonymi kategoriami kolorowymi. W rzeczywistości istnieje kilka sztuczek umożliwiających szybkie grupowanie wiadomości e-mail według określonych kategorii kolorów w programie Microsoft Outlook.
Jak domyślnie zwinąć lub rozwinąć wszystkie kategorie kolorów w programie Outlook?
Załóżmy, że przypisano kategorie kolorów do wiadomości e-mail w programie Outlook i pogrupowałeś wszystkie wiadomości na podstawie różnych kategorii. Jednak za każdym razem, gdy rozwijasz lub zwijasz folder w programie Outlook, a następnie istniejesz i wracasz do folderu, może się okazać, że kategoria grupuje się z powrotem do pierwotnego widoku. W tym samouczku omówimy metodę utrzymania zwinięcia programu Outlook lub rozwinięcia kategorii kolorów. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak.
Najlepsze narzędzia biurowe
Kutools dla programu Outlook - Ponad 100 zaawansowanych funkcji, które usprawnią Twoje perspektywy
🤖 Asystent poczty AI: Natychmiastowe profesjonalne e-maile z magią AI — genialne odpowiedzi jednym kliknięciem, doskonały ton, biegła znajomość wielu języków. Zmień e-mailing bez wysiłku! ...
📧 Automatyzacja poczty e-mail: Poza biurem (dostępne dla POP i IMAP) / Zaplanuj wysyłanie wiadomości e-mail / Automatyczne CC/BCC według reguł podczas wysyłania wiadomości e-mail / Automatyczne przewijanie (Zasady zaawansowane) / Automatyczne dodawanie powitania / Automatycznie dziel wiadomości e-mail od wielu odbiorców na pojedyncze wiadomości ...
📨 Zarządzanie e-mail: Łatwe przywoływanie e-maili / Blokuj oszukańcze wiadomości e-mail według tematów i innych / Usuń zduplikowane wiadomości e-mail / Wiecej opcji / Konsoliduj foldery ...
📁 Załączniki Pro: Zapisz zbiorczo / Odłącz partię / Kompresuj wsadowo / Automatyczne zapisywanie / Automatyczne odłączanie / Automatyczna kompresja ...
🌟 Magia interfejsu: 😊Więcej ładnych i fajnych emotikonów / Zwiększ produktywność programu Outlook dzięki widokom na kartach / Zminimalizuj program Outlook zamiast go zamykać ...
>> Cuda jednym kliknięciem: Odpowiedz wszystkim, dodając przychodzące załączniki / E-maile chroniące przed phishingiem / 🕘Pokaż strefę czasową nadawcy ...
👩🏼🤝👩🏻 Kontakty i kalendarz: Grupowe dodawanie kontaktów z wybranych e-maili / Podziel grupę kontaktów na pojedyncze grupy / Usuń przypomnienia o urodzinach ...
O Cechy 100 Poczekaj na eksplorację! Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej.