Jak zmniejszyć rozmiar skrzynki pocztowej w Outlooku?

Wiele wiadomości e-mail spowalnia działanie programu Outlook. W tym samouczku przedstawi kilka metod zmniejszania rozmiaru skrzynki pocztowej w celu zwiększenia wydajności programu Outlook,

Uwaga: przed wypróbowaniem dostarczonych rozwiązań upewnij się, że wykonałeś pełną kopię zapasową plików PST programu Outlook.

Wszystkie metody przedstawione w tym samouczku działają w programie Outlook 2021, mogą występować pewne różnice w różnych wersjach programu Outlook.

Znajdź i usuń duże wiadomości e-mail i załączniki

Metoda 1 Sortuj e-maile według rozmiaru

Metoda 2 Wyszukaj e-maile według rozmiaru

Korzystanie z funkcji Oczyszczanie skrzynki pocztowej

Opróżnij usunięte elementy

Przenieś stare wiadomości do pliku archiwum

Skompresuj plik danych programu Outlook

Zarchiwizuj starszy plik danych programu Outlook

Wyczyść zbędne wiadomości

Znajdź i usuń duże wiadomości e-mail i załączniki

Istnieją dwie metody, które mogą pomóc w szybkim znalezieniu dużych wiadomości e-mail i załączników.

Metoda 1 Sortuj e-maile według rozmiaru

W programie Outlook generalnie sortujesz e-maile według daty otrzymania, właściwie też możesz sortuj e-maile według rozmiaru.

doc zmniejsz rozmiar skrzynki pocztowej 1

2. Następnie przejdź do Według daty rozwijana lista, wybierz Rozmiar.

doc zmniejsz rozmiar skrzynki pocztowej 2

Teraz wszystkie e-maile w folderze są sortowane według rozmiaru, a Outlook automatycznie grupuje e-maile według rozmiaru do 4 grup.

doc zmniejsz rozmiar skrzynki pocztowej 3

Następnie możesz usunąć duże e-maile.

Metoda 2 Wyszukaj e-maile według rozmiaru

1. Na liście folderów kont przewiń do Wyszukaj folderi kliknij prawym przyciskiem myszy, aby kliknąć Nowy folder wyszukiwania.

doc zmniejsz rozmiar skrzynki pocztowej 4

2. Następnie w Nowy folder wyszukiwania okno dialogowe, przewiń do Organizowanie poczty sekcję i kliknij Duża poczta, następnie kliknij Dodaj aby wyświetlić okno dialogowe Rozmiar poczty i podaj przynajmniej mały rozmiar na podstawie którego chcesz znaleźć wiadomości e-mail. Kliknij OK > OK aby zamknąć okna dialogowe.

doc zmniejsz rozmiar skrzynki pocztowej 5

Teraz możesz zobaczyć, że tworzony jest nowy folder, a wszystkie wiadomości e-mail, których rozmiary są większe niż 50 KB, są wymienione w tym nowym folderze, możesz je przeglądać i usuwać wiadomości, których już nie potrzebujesz.

Korzystanie z funkcji Oczyszczanie skrzynki pocztowej

Narzędzie Oczyszczanie skrzynki pocztowej jest bardzo przydatne do zmniejszania rozmiaru skrzynki pocztowej. Dzięki niemu możesz opróżnij folder Elementy usunięte aby zwolnić miejsce, a także kliknąć Archiwa samochodów aby przenieść starsze wiadomości do pliku archiwum.

Kliknij filet kartę, a następnie kliknij Tools > Oczyszczanie skrzynki pocztowej..

doc zmniejsz rozmiar skrzynki pocztowej 6

Opróżnij usunięte elementy

Kliknij Wyświetl rozmiar usuniętych elementów aby zobaczyć rozmiar Folder Deleted Items, a następnie wróć do kliknięcia pusty aby trwale usunąć elementy z folderu Elementy usunięte.

doc zmniejsz rozmiar skrzynki pocztowej 7

Przenieś stare wiadomości do pliku archiwum

Kliknij Archiwa samochodów przycisk, aby przenieść stare elementy do plików archiwum na bieżącym komputerze.

doc zmniejsz rozmiar skrzynki pocztowej 8

Skompresuj plik danych programu Outlook

W programie Outlook można ręcznie skompresować plik danych programu Outlook (PST).

1. kliknij filet kartę, a następnie kliknij Ustawienia konta > Ustawienia konta.

doc zmniejsz rozmiar skrzynki pocztowej 9

2. W oknie dialogowym Ustawienia konta kliknij Plik danych tab wybierz jedno konto który chcesz skompresować jego plik danych, kliknij Ustawienia.

doc zmniejsz rozmiar skrzynki pocztowej 10

3. W oknie dialogowym Plik danych programu Outlook kliknij Kompaktuj teraz. Kliknij OK.

doc zmniejsz rozmiar skrzynki pocztowej 11

Zarchiwizuj starszy plik danych programu Outlook

1. kliknij filet > Opcje, aw oknie Opcje kliknij Zaawansowane w lewym okienku, a następnie kliknij Ustawienia autoarchiwizacji.

doc zmniejsz rozmiar skrzynki pocztowej 12

2. W oknie dialogowym Autoarchiwizacja zaznacz Run Autoarchiwizacja co n dni, a następnie określ tę opcję i inne potrzebne opcje, takie jak Wyczyść przedmioty niż. Następnie kliknij OK > OK.