Microsoft Outlook oferuje trzy rodzaje formatów wiadomości: HTML, Rich Text i Plain Text. Każdy format wiadomości spełnia inne potrzeby.

1.1 XNUMX XNUMX XNUMX HTML

Format HTML jest najpopularniejszym formatem wiadomości w Outlooku.

Jak wiemy, HTML to język stron internetowych, który pomaga nam zakodować naszą stronę internetową z bogatym formatowaniem tekstu, obrazów i innych obiektów. Podobnie format HTML sprawia, że ​​cała treść wiadomości wygląda jak ładna i schludna strona internetowa. Wiadomości e-mail w formacie HTML obsługują większość popularnych formatów czcionek, formatowania akapitów, wyrównywania itp. Co więcej, wiadomości e-mail w formacie HTML mogą być rozpoznawane przez większość klientów poczty e-mail.

Użytkownicy Outlooka mogą bezpośrednio zastosować motyw wiadomości, aby utworzyć wiadomość HTML z wieloma wstępnie ustawionymi nagłówkami, formatowaniem czcionek, wyrównaniem itp. Z drugiej strony użytkownicy Outlooka mogą również ozdobić wiadomość e-mail w formacie HTML pogrubioną czcionką, kursywą, podkreśleniem, kolorem podświetlenia, zaawansowane efekty tekstowe itp. według potrzeb.

Jednak musisz zauważyć, że niektóre obrazy i kształty nie mogą być wyświetlane bezpośrednio w programie Outlook adresatów i wymagają od odbiorców ręcznego pobrania ich. Co gorsza, odbiorcy Outlooka mogą tak skonfigurować, aby uniemożliwić pobieranie jakichkolwiek zdjęć w wiadomościach e-mail HTML. Jeśli obrazy nie zostaną pobrane i wyświetlone w Outlooku odbiorców, zostaną one zastąpione symbolami zastępczymi, co spowoduje bałagan w całej wiadomości.

1.2 Zwykły tekst

W porównaniu z formatem HTML format zwykłego tekstu obsługuje tylko zwykły tekst w treści wiadomości. Format zwykłego tekstu nie obsługuje formatowania, takiego jak pogrubienie, kursywa, podkreślenie, przekreślenie, kolory podświetlenia itp. Nie obsługuje również wyświetlania obrazów i hiperłączy w wiadomości. Jeśli chcesz wstawić do wiadomości ważne zdjęcia, jedynym słusznym rozwiązaniem jest dołączenie ich jako załączników.

1.3 Tekst sformatowany

Format RTF obsługuje także wiele formatów czcionek, hiperłączy, tabel, kształtów, obrazów itp. Jednak większość formatowania wiadomości w formacie RTF jest zgodna tylko z Microsoft Outlook i Microsoft Exchange. Co więcej, załączniki są osadzane w treści wiadomości, a nie załączane w nagłówku wiadomości.

Podczas tworzenia nowych wiadomości lub odpowiadania / przesyłania dalej wiadomości w Outlooku możemy łatwo zmienić format wiadomości.

W nowym oknie tworzenia wiadomości, odpowiadania lub przekazywania wiadomości, po prostu kliknij HTML, Plain Textlub Rich Text przycisk w utworzony grupa na Formatuj tekst patka.

Note: Jeśli wiadomość odpowiadająca lub przekazująca wiadomość jest osadzona w okienku odczytu, należy kliknąć plik Wyskoczyć w lewym górnym rogu okienka odczytu, aby wyświetlić wiadomość odpowiadającą lub przekazującą wiadomość w oknie wiadomości.

Ogólnie rzecz biorąc, nowe wiadomości e-mail są wysyłane w formacie HTML automatycznie w programie Outlook. Jednak w niektórych przypadkach musimy automatycznie wysyłać nowe wiadomości e-mail w innym formacie wiadomości, takim jak zwykły tekst lub tekst sformatowany. Tutaj ta sekcja poprowadzi Cię do zmiany domyślnego formatu wiadomości dla wszystkich nowych wiadomości wychodzących w Outlooku.

1. Kliknij filet > Opcje.

2. W oknie dialogowym Opcje programu Outlook kliknij Poczta w lewym pasku przejdź do Skomponuj wiadomości i wybierz nowy format wiadomości z Twórz wiadomości w tym formacie Lista rozwijana.

3, Kliknij OK aby zapisać zmiany i zamknąć okno dialogowe.

Od tej pory wszystkie nowe wiadomości będą automatycznie zmieniane na określony format wiadomości.

Ogólnie rzecz biorąc, codziennie otrzymywaliśmy wiele wiadomości e-mail w programie Outlook, które mogą być w formacie HTML, zwykłym tekstem lub w formacie RTF. Tutaj ta sekcja pokaże ci samouczek, aby szybko zmienić format otrzymanej wiadomości e-mail w programie Outlook.

1. Na liście wiadomości kliknij dwukrotnie, aby otworzyć określoną wiadomość e-mail.

2. Następnie wiadomość e-mail otwiera się w oknie wiadomości. Kliknij Wiadomość > Akcje > Edytuj wiadomość.

3. Teraz wiadomość można edytować. Śmiało, aby włączyć Formatuj tekst a następnie kliknij określony format wiadomości, na który chcesz przekonwertować wiadomość e-mail w formacie utworzony grupa.

4. naciśnij Ctrl + S klawiszy lub kliknij Zapisz przycisk (domyślnie Zapisz znajduje się na pasku narzędzi szybkiego dostępu nad zakładkami), aby zapisać zmiany, a następnie zamknąć okno wiadomości.

Note: Ta metoda może zmienić format wiadomości tylko dla jednej otrzymanej wiadomości e-mail naraz.

Jeśli zawsze musisz odpowiadać lub przekazywać wiadomości e-mail w formacie zwykłego tekstu, ta sekcja z łatwością rozwiąże Twoje problemy w programie Outlook.

1. W głównym interfejsie Outlooka kliknij filet > Opcje aby otworzyć okno dialogowe Opcje programu Outlook.

2. W oknie dialogowym Opcje programu Outlook kliknij Centrum zaufania na lewym pasku, a następnie kliknij Ustawienia Centrum zaufania przycisk.

3. W oknie dialogowym Centrum zaufania kliknij Bezpieczeństwo poczty e-mail na lewym pasku, a następnie zaznacz Czytaj całą standardową pocztę zwykłym tekstem opcja w Czytaj jako zwykły tekst

4. Kliknij OK kolejno, aby zamknąć oba okna dialogowe.

Teraz powraca do głównego interfejsu Outlooka, a wszystkie otrzymane wiadomości e-mail na liście wiadomości są automatycznie konwertowane na zwykły tekst.

5. Wybierz wiadomość e-mail, na którą odpowiesz, a następnie kliknij Strona główna > Odpowiedz or Odpowiedz wszystkim.

Tips: Aby przesłać wiadomość e-mail dalej, wybierz wiadomość e-mail na liście wiadomości, a następnie kliknij Kutools> Przekaż dalej.

6. Następnie zobaczysz wiadomość z odpowiedzią lub wiadomość przekazująca zostanie utworzona w formacie zwykłego tekstu. Możesz utworzyć wiadomość z odpowiedzią i wysłać ją w razie potrzeby.

Uwagi: Jeśli Przeczytaj wszystkie standardowe główne w postaci zwykłego tekstu jest włączona, wszystkie otrzymane wiadomości e-mail zostaną automatycznie przekonwertowane na format zwykłego tekstu.

Jeśli chcesz odpowiadać lub przekazywać wiadomości e-mail w formacie HTML w Outlooku, możesz wypróbować poniższy kod VBA, aby łatwo rozwiązać problem.

1. W programie Outlook naciśnij inny + F11 klawisze, aby otworzyć okno Microsoft Visual Basic for Applications.

2. W oknie Microsoft Visual Basic for Applications kliknij wstawka > Moduł, a następnie wklej poniższy kod do nowego modułu.

VBA: Automatycznie odpowiadaj lub przesyłaj wiadomości e-mail w formacie HTML

Sub ForceReplyInHTML () 'aktualizacja przez ExtendOffice.com dnia 11 Dim xSelection As Outlook.Selection Dim xItem As Object Dim xMailItem As Outlook.MailItem Dim xRMail As Outlook.MailItem Dim xIsPlainText As Boolean Dim xWinStr As String On Error Resume Next xWinStr = TypeName (Application.ActiveWindow) Jeśli xWinStr = "Explorer" Następnie Ustaw xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection Jeśli xSelection.Count> 18 Następnie Ustaw xItem = xSelection.Item (2020) Else MsgBox "Nie wybrano elementu wiadomości." & "Najpierw dokonaj wyboru.", vbInformation, "Kutools dla programu Outlook" Zamknij Sub End If ElseIf xWinStr = "Inspector" Następnie ustaw xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem Else MsgBox "Nieobsługiwany typ okna." & vbNewLine & "Wybierz" & "lub otwórz najpierw element . ", vbInformation," Kutools for Outlook "Zakończ pod koniec, jeśli xItem.Class <> olMail Następnie MsgBox" Nie wybrano elementu wiadomości. "&" Najpierw dokonaj wyboru. ", vbInformation," Kutools dla programu Outlook "Zakończ pod koniec Jeśli xIsPlainText = False Ustaw xMailItem = xItem Jeśli xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Then xIsPlainText = True End If xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML Set xRMail = xMailItem.Reply 'Jeśli chcesz odpowiedzieć wszystkim odbiorcom w HTML, zmień xMailItem.Reply to xMailItem.ReplyAll' Jeśli potrzebujesz przesłać dalej w formacie HTML, zmień xMailItem.ReplyItem xMailItem.Forward Jeśli xIsPlainText = True Then xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain End If xRMail.Display (False) Set xItem = Nothing Set xMailItem = Nothing Set xRMail = Nothing End Sub

Uwagi: Powyższy kod pomoże Ci odpowiedzieć na e-maile w formacie HTML. Jeśli chcesz odpowiadać na wszystkie wiadomości e-mail lub automatycznie przesyłać je dalej w formacie HTML, możesz wykonać następujące czynności:

(1) Aby odpowiedzieć wszystkim odbiorcom w formacie HTML, zamień lewy kod na prawy:
Ustaw xRMail = xMailItem.Reply      Ustaw xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) Aby przesłać dalej e-maile w formacie HTML, zamień lewy kod na prawy:
Ustaw xRMail = xMailItem.Reply      Ustaw xRMail = xMailItem.Forward

3. Teraz możesz kliknąć, aby wybrać wiadomość e-mail, aw określonym oknie modułu kliknij plik run lub naciśnij F5 klawisze odpowiadające, odpowiadające wszystkim lub przekazujące wiadomość e-mail w formacie HTML.

Jednak nudne będzie od czasu do czasu otwieranie określonego okna modułu w celu ręcznego uruchamiania kodu VBA. Jeśli musimy często stosować ten VBA, aby ułatwić naszą pracę, możemy dodać ten VBA do paska narzędzi szybkiego dostępu jako przycisk polecenia, abyśmy mogli w przyszłości łatwo zastosować ten moduł VBA jednym kliknięciem.

4. W określonym oknie modułu naciśnij Ctrl + S klawiszy, aby zapisać kod, a następnie zamknij okno modułu i okno Microsoft Visual Basic for Applications.

5. W głównym interfejsie Outlooka kliknij małą strzałkę  na pasku narzędzi szybkiego dostępu, a następnie wybierz Więcej poleceń z rozwijanego menu.

Uwagi: Możesz także kliknąć filet > Opcje aby otworzyć okno dialogowe Opcje programu Outlook, a następnie kliknij plik Pasek narzędzi szybkiego dostępu na lewym pasku.

6. Teraz pojawia się okno dialogowe Opcje programu Outlook i plik Pasek narzędzi szybkiego dostępu jest włączony na lewym pasku. Możesz przejść dalej w następujący sposób:
(1) Wybierz Makra z Wybierz polecenia z Lista rozwijana;
(2) W lewym polu listy kliknij, aby podświetlić określone polecenie VBA, które właśnie dodaliśmy;
(3) Kliknij Dodaj przycisk.

7. Teraz określone polecenie VBA zostanie dodane do prawego pola listy. Śmiało, wykonaj następujące czynności:
(1) W prawym polu listy kliknij, aby podświetlić określone polecenie VBA;
(2) Kliknij modyfikować przycisk;
(3) W wyświetlonym oknie dialogowym Modyfikuj przycisk określ symbol polecenia VBA w pliku symbol pudełko;
(4) Wpisz łatwą do zrozumienia nazwę polecenia VBA w Wyświetlana nazwa pudełko;
(5) Kliknij OK kolejno, aby zapisać zmiany i zamknąć oba okna dialogowe.

Teraz polecenie VBA jest dodawane do paska narzędzi szybkiego dostępu, jak pokazano poniżej.

W przyszłości możesz kliknąć polecenie VBA na pasku narzędzi szybkiego dostępu, aby odpowiedzieć, odpowiedzieć wszystkim lub przesłać dalej aktualnie wybraną wiadomość e-mail w formacie HTML, bez względu na format wiadomości, w którym znajduje się oryginalna wiadomość e-mail.

Jeśli chcesz odpowiadać lub przekazywać wiadomości e-mail w formacie zwykłego tekstu, ale nie wpływasz na format wiadomości otrzymanych w Outlooku, jak sobie z tym poradzisz? Oprócz powyższego VBA, czy istnieje inne łatwe rozwiązanie do odpowiadania lub przesyłania dalej w HTML? A co z automatycznym odpowiadaniem lub przekazywaniem w formacie RTF? Tutaj w tej sekcji zostaną przedstawione niesamowite narzędzia innych firm, Naprawiono formatowanie odpowiedzi i Naprawiono formatowanie do przodu przez Kutools dla programu Outlook aby zawsze automatycznie odpowiadać lub przekazywać wiadomości e-mail w określonym formacie.

1. Kliknij Kutools > Naprawiono formatowanie > Naprawiono formatowanie odpowiedzi > Ustaw formatowanie odpowiedzi.

Note: Aby przekazać komuś wiadomość e-mail w ustalonym formacie wiadomości, kliknij Kutools > Naprawiono formatowanie > Naprawiono formatowanie Frowarda > Ustaw formatowanie do przodu.

2. W oknie dialogowym Ustaw formatowanie odpowiedzi lub Ustaw formatowanie do przodu zaznacz określony format wiadomości, w którym zawsze będziesz odpowiadać lub przekazywać dalej, i kliknij przycisk OK przycisk.

3. Śmiało, aby kliknąć Kutools > Naprawiono formatowanie > Naprawiono formatowanie odpowiedzi (lub Naprawiono formatowanie do przodu)> Włącz stałe formatowanie odpowiedzi (lub Włącz stałe formatowanie do przodu), aby włączyć tę funkcję.

W wyskakującym oknie dialogowym potwierdzającym Kutools dla programu Outlook kliknij plik OK przycisk.

Od teraz po kliknięciu Strona główna > Odpowiedz, Odpowiedz wszystkimlub Naprzód aby odpowiedzieć / przesłać wiadomość e-mail, odpowiedzi lub przesłane dalej zostaną automatycznie zmienione na określony format wiadomości.