1.1 Dodaj flagę lub przypomnienie do pojedynczego e-maila przed wysłaniem

Podczas tworzenia / odpowiadania / przesyłania dalej wiadomości e-mail w oknie wiadomości możemy łatwo dodać kolejne flagi, niestandardowe flagi lub przypomnienie do wiadomości e-mail.

1.1.1 Dodaj flagę monitującą do pojedynczego e-maila przed wysłaniem

W nowym oknie tworzenia, odpowiadania lub przekazywania wiadomości kliknij Wiadomość > Monit, a następnie podnieś flagę z menu rozwijanego, jeśli potrzebujesz.

Następnie zobaczysz, że informacja o flagach jest dodana nad nagłówkiem wiadomości, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu:

Tips:
(1) Jeśli wiadomość odpowiadająca / przekazująca wiadomość jest osadzona w okienku odczytu, musisz kliknąć przycisk Wyskakuj, aby wyświetlić wiadomość odpowiadającą / przekazującą wiadomość w oknie wiadomości.

(2) Po wysłaniu tego e-maila flaga monitująca  automatycznie pojawi się obok wysłanej wiadomości e-mail na liście wiadomości, a wysłana wiadomość e-mail zostanie automatycznie dodana również do listy rzeczy do zrobienia.

(3) Tego rodzaju flagi monitujące działają tylko w Outlooku nadawców. Odbiorcy nie otrzymają flag monitujących.

1.1.2 Dodaj niestandardową flagę lub przypomnienie do jednego e-maila przed wysłaniem

Jeśli chcesz dodać niestandardową flagę lub przypomnienie do bieżącej wiadomości e-mail tworzenia, odpowiadania lub przekazywania dalej, możesz wykonać następujące czynności:

1. W nowym oknie tworzenia, odpowiadania lub przekazywania dalej wiadomości kliknij Wiadomość > Monit > Zamówienia Indywidualne or Dodaj przypomnienie tak jak potrzebujesz.

Uwagi: Jeśli wiadomość odpowiadająca / przekazywana dalej jest osadzona w okienku odczytu, należy kliknąć Wyskoczyć , aby najpierw wyświetlić wiadomość odpowiadającą / przekazującą wiadomość w oknie wiadomości.

2. W oknie dialogowym Niestandardowe przejdź do pliku Oznacz dla mnie i wykonaj następujące czynności:
(1) Wpisz oflagowany tekst w Zgłoś do pudełko;
(2) Określ wymaganą datę rozpoczęcia i termin;
(3) Jeśli chcesz dodać przypomnienie do wiadomości e-mail, zaznacz Przypomnienie opcję i określ wymaganą datę i godzinę przypomnienia.

3, Kliknij OK przycisk.

4. Utwórz i wyślij e-mail.

1.2 Automatyczne oznaczanie wszystkich wychodzących wiadomości e-mail

Jeśli chcesz automatycznie oflagować wszystkie wychodzące wiadomości e-mail, możesz utworzyć regułę, aby to osiągnąć.

1. W widoku poczty kliknij Strona główna > Zasady > Zarządzaj regułami i alertami.

2. W oknie dialogowym Reguły i alerty kliknij Nowa zasada pod Reguły e-mail patka.

3. W Kreatorze reguł kliknij, aby podświetlić Zastosuj regułę do wiadomości, które wysyłami kliknij przycisk Następna przycisk.

4. W drugim Kreatorze reguł nie sprawdzaj żadnych warunków i kliknij Następna bezpośrednio. Następnie w wyskakującym oknie dialogowym Microsoft Outlook kliknij Tak iść do przodu.

Uwagi: Jeśli chcesz dodawać flagi tylko do wiadomości e-mail spełniających określone warunki, możesz zaznaczyć określone opcje i określić warunki, a następnie kliknąć Następna przycisk.

5. W trzecim Kreatorze reguł:
(1) Zaznacz Oflaguj wiadomość do działania w ciągu kilku dni opcja w Krok 1 Sekcja;
(2) Kliknij podkreślony tekst działanie w ciągu kilku dni Krok 2 Sekcja;
(3) W pojawiającym się oknie dialogowym Wiadomość flagi określ oflagowany tekst i czas trwania przypomnienia według potrzeb, a następnie kliknij OK;
(4) Teraz powraca do Kreatora reguł i kliknij Następna.

6. W czwartym Kreatorze reguł kliknij Następna bezpośrednio.

Tips: Tutaj możemy ustawić wyjątki, aby uruchomić tę regułę. W razie potrzeby określ wyjątki od reguł według potrzeb.

7. W ostatnim Kreatorze reguł nazwij regułę, określ opcje uruchomionej reguły i kliknij koniec przycisk.

Czasami pojawia się ostrzeżenie w oknie dialogowym Microsoft Outlook, kliknij plik OK przycisk, aby go zamknąć.

8. Następnie wracamy do okna dialogowego Reguły i alerty, kliknij OK zamknąć to.

Odtąd wszystkie wychodzące wiadomości e-mail będą automatycznie oznaczane.

Uwagi:
(1) Reguła nie będzie oznaczać wychodzących wiadomości e-mail, jeśli zamkniemy Outlooka.
(2) Reguła doda flagę tylko do wysłanego elementu w Outlooku nadawców, a odbiorcy nie otrzymają informacji o flagach.

2.1 Oznacz jeden e-mail jako ważny

Podczas tworzenia nowej wiadomości e-mail lub odpowiadania na wiadomość e-mail / przesyłania dalej w programie Outlook możesz dodać lub zmienić priorytet wiadomości e-mail.
W nowym oknie tworzenia, odpowiadania lub przekazywania wiadomości kliknij przycisk Bardzo ważne or Niskie znaczenie aby bezpośrednio ustawić priorytet aktualnie edytowanej wiadomości e-mail.

Uwagi:
(1) Jeśli Bardzo ważne or Niskie znaczenie został już podświetlony, możesz kliknąć przycisk ponownie, aby anulować priorytet ważności w wiadomości e-mail.

(2) Alternatywnie możesz kliknąć kotwicę  w prawym dolnym rogu Tagi grupa na Wiadomość Aby włączyć okno dialogowe Właściwości, określ priorytet ważności z Znaczenie listę rozwijaną i zamknij okno dialogowe.

(3) Nawiasem mówiąc, w nowym oknie tworzenia, odpowiadania lub przekazywania wiadomości możesz również kliknąć filet > Informacia > Właściwości , aby otworzyć okno dialogowe Właściwości, a następnie określ priorytet ważności z pliku Znaczenie Lista rozwijana.

(4) Gdy wiadomość odpowiadająca lub przekazująca wiadomość jest osadzona w okienku odczytu, możesz kliknąć Bardzo ważne or Niskie znaczenie Przycisk na Wiadomość tab (Narzędzia do tworzenia) bezpośrednio.

2.2 Automatycznie oznaczaj wszystkie nowe wiadomości e-mail jako ważne

Jeśli chcesz automatycznie oznaczać wszystkie wychodzące wiadomości e-mail jako wysoki priorytet, możesz skonfigurować opcje programu Outlook w następujący sposób:

1. W widoku poczty kliknij filet > Opcje aby otworzyć okno dialogowe Opcje programu Outlook.

2. W oknie dialogowym Opcje programu Outlook kliknij Poczta na lewym pasku bocznym przejdź do Wysłać wiadomości i określ domyślną ważność z pliku Domyślny poziom ważności Lista rozwijana.

3, Kliknij OK przycisk.

Odtąd wszystkie nowe e-maile i odpowiedzi, które wysłałeś, będą automatycznie oznaczane jako określony domyślny poziom ważności. Jednak e-maile przekazujące pozostaną na poziomie ważności oryginalnych wiadomości e-mail.

2.3 Uwagi

Gdy odbiorcy otrzymają e-maile oznaczone jako inne priorytety, zobaczą, że e-maile o wysokim priorytecie są oznaczone czerwonymi wykrzyknikami  , a e-maile o niskim znaczeniu są oznaczone niebieskimi strzałkami w dół  na liście wiadomości, jak pokazano poniżej.

Gdy odbiorcy czytają wiadomości e-mail w okienku odczytu lub oknach wiadomości, informacje o poziomie ważności są dodawane pod nagłówkiem wiadomości, jak pokazano na powyższym zrzucie ekranu.

3.1 Oznacz wiadomość jako poufną, prywatną, osobistą lub normalną

W nowych oknach tworzenia, odpowiadania lub przesyłania dalej wiadomości możemy łatwo ustawić stan czułości dla bieżącej wiadomości e-mail w następujący sposób:

1. W nowym oknie tworzenia, odpowiadania lub przekazywania dalej wiadomości kliknij filet > Informacia > Właściwości aby otworzyć okno dialogowe Właściwości.

Tips:
(1) Alternatywnie możesz również otworzyć okno dialogowe Właściwości, klikając kotwicę  w prawym dolnym rogu Tagi grupa na Wiadomość patka.

(2) Jeśli wiadomość odpowiadająca lub przekazująca wiadomość jest osadzona w okienku odczytu, możesz kliknąć kotwicę  w prawym dolnym rogu Tagi grupa na Wiadomość tab (Narzędzia do tworzenia).

2. W oknie dialogowym Właściwości wybierz stan czułości z Wrażliwość rozwijaną listę według potrzeb i zamknij okno dialogowe.

Teraz stan czułości jest ustawiony dla bieżącej wiadomości e-mail, a następnie zredaguj i wyślij zgodnie z potrzebami.

3.2 Automatycznie oznaczaj wszystkie nowe e-maile jako poufne, prywatne, osobiste lub normalne

Możesz także skonfigurować opcje programu Outlook, aby automatycznie dodawać określony stan czułości do wszystkich nowych wiadomości e-mail.

1. W widoku poczty kliknij filet > Opcje aby otworzyć okno dialogowe Opcje programu Outlook.

2. W oknie dialogowym Opcje programu Outlook kliknij Poczta na lewym pasku bocznym przejdź do Wysłać wiadomości i określ domyślny poziom czułości według potrzeb.

3, Kliknij OK przycisk.

Od teraz wszystkie nowe wiadomości e-mail będą automatycznie ustawiane na domyślny stan czułości.

Tips: odpowiedzi i przesłane dalej pozostaną statusem wrażliwości oryginalnych wiadomości e-mail.

3.3 Uwagi

1. Gdy odbiorcy otrzymają wiadomość e-mail ze statusem wrażliwości, otrzymają informacje o stanie wrażliwości poniżej nagłówka wiadomości, gdy przeczytają ją w okienku odczytu lub oknie wiadomości.

2. Wiadomość o poziomie wrażliwości Sprawy Prywatne nie będą przekazywane ani przekierowywane zgodnie z regułami skrzynki odbiorczej odbiorcy.

Możemy również dodać jedną lub wiele kategorii do tworzenia nowych wiadomości e-mail, odpowiadania lub przekazywania w programie Outlook.

4.1 Kategoryzuj jeden e-mail

W nowym oknie tworzenia, odpowiadania lub przekazywania wiadomości możesz dodać jedną lub wiele kategorii do wiadomości e-mail w następujący sposób:

1. W nowym oknie tworzenia, odpowiadania lub przekazywania dalej wiadomości kliknij filet > Informacia > Właściwości aby otworzyć okno dialogowe Właściwości.

Tips:

(1) Możesz także kliknąć kotwicę  w prawym dolnym rogu Tagi grupa na Wiadomość aby otworzyć okno dialogowe Właściwości.

(2) Jeśli wiadomość odpowiadająca lub przekazująca wiadomość jest osadzona w okienku odczytu, możesz kliknąć kotwicę  w prawym dolnym rogu Tagi grupa na Wiadomość tab (Narzędzia do tworzenia), aby otworzyć okno dialogowe Właściwości.

2. W oknie dialogowym Właściwości określ kategorie z pliku Kategorie rozwijaną listę według potrzeb i zamknij okno dialogowe.

Porady:
(1) Możesz określić jedną kategorię kolorów z Kategorie listy rozwijanej naraz i powtórz operację dodawania wielu kategorii kolorów.

(2) Możesz także kliknąć Kategorie > Wszystkie kategorie aby otworzyć okno dialogowe Kategorie kolorów. W nowym oknie dialogowym możesz tworzyć, zmieniać nazwy lub usuwać kategorie według potrzeb lub w razie potrzeby zbiorczo zaznaczać wiele kategorii.

(3) W oknie dialogowym Właściwości kliknij Kategorie > Wyczyść wszystkie kategorie aby usunąć wszystkie istniejące kategorie z aktualnie edytowanej wiadomości e-mail.
Następnie utwórz i wyślij wiadomość e-mail zgodnie z potrzebami.

4.2 Automatycznie kategoryzuj wszystkie nowe e-maile

W niektórych przypadkach może być konieczne automatyczne kategoryzowanie wszystkich wychodzących wiadomości e-mail lub wychodzących wiadomości e-mail według specjalnych kryteriów, możesz utworzyć regułę, aby to osiągnąć.

1. W widoku poczty kliknij Strona główna > Zasady > Zarządzaj regułami i alertami.

2. W oknie dialogowym Reguły i alerty kliknij plik Nowa zasada przycisk pod Reguły e-mail patka.

3. W Kreatorze reguł kliknij, aby podświetlić plik Zastosuj regułę do wiadomości, które wysyłam opcję i kliknij przycisk Następna przycisk.

4. W drugim Kreatorze reguł kliknij plik Następna bez określania warunków, a następnie kliknij Tak w oknie dialogowym Microsoft Outlook.

Tips: Jeśli chcesz dodać kategorie do wiadomości e-mail według kryteriów, możesz zaznaczyć odpowiednie warunki i skonfigurować je według potrzeb.

5. W trzecim kreatorze reguł wykonaj następujące czynności:
(1) Zaznacz przypisz go do kategorii kategorii opcja w Krok 1 Sekcja;
(2) Kliknij podkreślony tekst „kategoria"W Krok 2 Sekcja;
(3) Teraz pojawi się okno dialogowe Kategorie kolorów, zaznacz jedną lub wiele kategorii kolorów według potrzeb;
(4) Kliknij OK przycisk;
(5) Kliknij Następna w Kreatorze reguł.

6. W czwartym Kreatorze reguł określ wyjątki, jeśli to konieczne, i kliknij Następna przycisk.

7. W ostatnim Kreatorze reguł nazwij nową regułę w Krok 1 zaznacz potrzebne opcje uruchamiania w Krok 2 sekcję i kliknij przycisk koniec przycisk.

Note: Jeśli pojawi się okno dialogowe z ostrzeżeniem Microsoft Outlook, kliknij OK przycisk, aby przejść dalej.

8. Teraz powraca do okna dialogowego Reguły i alerty, kliknij OK aby zapisać zmiany i zamknąć je.

Odtąd wszystkie wychodzące wiadomości e-mail (lub e-maile spełniające określone kryteria) będą automatycznie dodawane do określonych kategorii oznaczonych kolorem.
Tips: Wymaga regularnego działania programu Outlook. Jeśli Outlook nie jest uruchomiony, reguła nie będzie klasyfikować wychodzących wiadomości e-mail.

4.3 Uwagi

Kategorie zostaną wysłane wraz z e-mailami do odbiorców. Gdy odbiorcy otrzymają te wiadomości e-mail w programie Outlook, oprócz wiadomości e-mail na liście wiadomości i u góry treści wiadomości w okienku odczytu lub oknie wiadomości otrzymają kategorie oznaczone kolorami.