Opanowanie list rozwijanych w programie Excel: kompleksowy przewodnik
Lista rozwijana to potężna funkcja programu Excel, która umożliwia użytkownikom wybieranie wartości z predefiniowanych opcji zamiast ręcznego wpisywania, zapewniając lepszą dokładność i wydajność wprowadzania danych. Niezależnie od tego, czy jesteś początkującym, czy doświadczonym użytkownikiem programu Excel, zrozumienie i wykorzystanie list rozwijanych może znacznie zwiększyć produktywność i możliwości zarządzania danymi. W tym artykule krok po kroku przedstawimy różne sposoby tworzenia listy rozwijanej w programie Excel.
Utwórz listę rozwijaną
Zacznijmy uczyć się, jak utworzyć listę rozwijaną w programie Excel.
Utwórz listę rozwijaną, wprowadzając ręcznie
Krok 1: Wybierz komórki, w których chcesz umieścić listę rozwijaną
Krok 2: Przejdź do zakładki Dane i kliknij Sprawdzanie poprawności danych
Krok 3: Określ ustawienia w oknie dialogowym Sprawdzanie poprawności danych
Pod Ustawienia w zakładce proszę określić poniższe ustawienia:
- Dodaj Lista od Dopuszczać Lista rozwijana;
- Wpisz elementy, które chcesz wyświetlić na liście rozwijanej w pliku Źródło sekcji, oddziel je przecinkiem;
- Kliknij OK.
Wynik:
Teraz lista rozwijana została utworzona.
Zalety tej metody: Nie potrzebujesz arkusza roboczego ani zakresu, aby umieścić listę źródeł.
Wady tej metody: Jeśli chcesz dodać, usunąć lub edytować elementy z rozwijanej listy, musisz przejść do Walidacja danych okno dialogowe, w którym można ponownie edytować elementy Źródło pudełko ręcznie.
Przed przystąpieniem do tworzenia listy rozwijanej za pomocą poniższych metod należy określić lub utworzyć elementy, które mają zostać uwzględnione na liście rozwijanej. Nazywa się to „listą źródeł”, która powinna być zorganizowana w ramach określonego zakresu.
Upewnij się, że każdy element listy źródłowej znajduje się w osobnej komórce. Ta lista może znajdować się w tym samym arkuszu nowo utworzonej listy rozwijanej, innym arkuszu lub innym skoroszycie.
Utwórz listę rozwijaną z zakresu
Aby utworzyć listę rozwijaną na podstawie zakresu wartości komórek, wykonaj poniższe czynności:
Krok 1: Wybierz komórki, w których chcesz umieścić listę rozwijaną
Krok 2: Przejdź do zakładki Dane i kliknij Sprawdzanie poprawności danych
Krok 3: Określ ustawienia w oknie dialogowym Sprawdzanie poprawności danych
Pod Ustawienia w zakładce proszę określić poniższe ustawienia:
- Dodaj Lista od Dopuszczać Lista rozwijana;
- Kliknij ikonę wyboru
aby wybrać listę źródeł w Źródło Sekcja; - Kliknij OK.
Wynik:
Teraz lista rozwijana została utworzona.
Zalety tej metody: Możesz zmodyfikować listę rozwijaną, dokonując zmian w przywoływanym zakresie (lista źródłowa) bez konieczności edytowania pozycji jeden po drugim w Źródło odcinek Walidacja danych dialog.
Wady tej metody: jeśli chcesz dodać pozycje poniżej lub usunąć pozycje z listy rozwijanej, musisz zaktualizować przywoływany zakres w Źródło odcinek Walidacja danych dialog. Aby automatycznie aktualizować elementy na podstawie listy źródłowej, należy przekonwertować listę źródeł na tabelę.
Tips:
-
Jeśli wolisz nie konwertować listy źródeł na tabelę lub ręcznie aktualizować przywoływany zakres w pliku Walidacja danych podczas dodawania nowych elementów, oto dwie wskazówki, które mogą automatycznie aktualizować listę rozwijaną podczas dodawania nowych pozycji na liście źródłowej.
-
Po wybraniu listy źródeł w Walidacja danych, umieść kilka pustych komórek na dole danych źródłowych, możesz dodawać nowe elementy do listy źródłowej, wpisując puste komórki.
-
Wstaw nowe wiersze na liście źródłowej, a następnie wpisz nowe pozycje na liście źródłowej, po czym lista rozwijana zostanie zaktualizowana.
-
Utwórz listę rozwijaną za pomocą Kutools
Oto przydatna funkcja — Utwórz prostą listę rozwijaną of Kutools dla programu Excel pozwala szybko i łatwo utworzyć listę rozwijaną za pomocą mniejszej liczby kliknięć. Oto jak to zrobić:
- Wybierz komórkę (komórki), aby umieścić listę rozwijaną;
- Kliknij Kutools kartę i kliknij Lista rozwijana > Utwórz prostą listę rozwijaną;
- Wybierz zakres komórek (lub bezpośrednio wpisz elementy oddzielone przecinkami), które chcesz pokazać na rozwijanej liście, kliknij OK.
Uwagi:
- Przed użyciem tej funkcji najpierw zainstaluj Kutools dla Excel. Kliknij, aby pobrać i skorzystać z bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.
- Oprócz tej funkcji istnieją inne przydatne funkcje do łatwego tworzenia zaawansowanych list rozwijanych, takie jak tworzenie zależna lista rozwijana, Stwórz rozwijana lista z wieloma wyborami, Stwórz rozwijana lista z polami wyboru, i tak dalej.
Utwórz listę rozwijaną z tabeli (dynamiczna)
Jeśli chcesz utworzyć dynamicznie rozwijaną listę rozwijaną, która jest automatycznie aktualizowana podczas dodawania lub usuwania elementów z listy źródłowej, należy umieścić dane źródłowe w tabeli programu Excel.
Krok 1: Konwertuj listę źródeł na tabelę
Wybierz listę źródeł i kliknij wstawka > Stół, oraz w Utwórz tabelę dialogowe, jeśli zaznaczenie obejmuje nagłówek kolumny, proszę zaznaczyć Moja tabela ma nagłówki, następnie kliknij OK.
Krok 2: Wybierz komórki, w których chcesz umieścić listę rozwijaną
Krok 3: Przejdź do zakładki Dane i kliknij Sprawdzanie poprawności danych
Krok 4: Określ ustawienia w oknie dialogowym Sprawdzanie poprawności danych
Pod Ustawienia w zakładce proszę określić poniższe ustawienia:
- Dodaj Lista od Dopuszczać Lista rozwijana;
- Kliknij ikonę wyboru aby wybrać zakres tabeli (bez nagłówka) w pliku Źródło Sekcja;
- Kliknij OK.
Wynik:
Lista rozwijana została utworzona.
A kiedy dodasz lub usuniesz elementy z tabeli źródłowej, lista rozwijana zostanie jednocześnie zaktualizowana.
Zalety tej metody: Możesz modyfikować listę rozwijaną, dokonując zmian w tabeli źródłowej, w tym edytując istniejące elementy, dodając nowe lub usuwając elementy.
Wady tej metody: Żaden.
- Aby włączyć automatyczną aktualizację listy rozwijanej po dodaniu nowych pozycji do tabeli, wykonaj następujące kroki:
- Kliknij ostatnią pozycję w tabeli.
- Naciśnij klawisz Enter, aby przejść do następnej komórki.
- Wprowadź nową pozycję w komórce, a zostanie ona automatycznie umieszczona na liście rozwijanej.
- Jeśli tabela nie rozszerzy się automatycznie, przejdź do filet > Opcje > Proofing kliknąć Opcje autokorekty, i zaznacz Uwzględnij nowe wiersze i kolumny w tabeli Automatycznie podczas pracy opcja pod Autoformatowanie podczas pisania patka.
Utwórz listę rozwijaną z nazwy zakresu
Jeśli będziesz tworzyć listy rozwijane w wielu arkuszach na podstawie tej samej listy źródłowej, zalecamy utworzenie nazwy zakresu dla listy źródłowej, aby można było do niej łatwo się odwoływać.
Krok 1: Utwórz nazwę zakresu dla listy źródłowej
Wybierz listę źródeł i przejdź do pola nazwy (obok paska formuły) i wpisz jej nazwę (nazwa nie może zawierać spacji ani innych znaków specjalnych), a następnie naciśnij Wchodzę klucz do zakończenia.
Krok 2: Wybierz komórki, w których chcesz umieścić listę rozwijaną
Krok 3: Przejdź do zakładki Dane i kliknij Sprawdzanie poprawności danych
Krok 4: Określ ustawienia w oknie dialogowym Sprawdzanie poprawności danych
Pod Ustawienia w zakładce proszę określić poniższe ustawienia:
- Dodaj Lista od Dopuszczać Lista rozwijana;
- Wpisz znak równości, a następnie nazwę ustawioną w kroku 1 w pliku Źródło sekcja jak
Możesz także kliknąć Źródło pole tekstowe i naciśnij F3 klucz do otwarcia Wklej nazwę okno dialogowe, a następnie wybierz żądaną nazwę zakresu z listy i kliknij OK aby wstawić go do pola tekstowego.=SourceList - Kliknij OK.
Wynik:
Lista rozwijana została utworzona.
Zalety tej metody: Możesz łatwo i szybko tworzyć listy rozwijane w wielu arkuszach, wpisując nazwę w polu Źródło sekcja w Walidacja danych dialog.
Wady tej metody: Jeśli chcesz dodać elementy poniżej lub usunąć elementy z listy rozwijanej, musisz zaktualizować nazwany zakres w pliku Menedżer nazw.
Utwórz listę rozwijaną z innego skoroszytu
Jeśli lista źródłowa i lista rozwijana, która ma zostać utworzona, znajdują się w różnych skoroszytach, po wybraniu listy źródłowej w Źródło odcinek Walidacja danych okno dialogowe, pojawi się alert, aby zapobiec utworzeniu.
W tej części dowiesz się, jak utworzyć listę rozwijaną z innego skoroszytu.
Krok 1: Utwórz nazwę zakresu dla listy źródłowej w skoroszycie źródłowym
W skoroszycie źródłowym wybierz elementy źródłowe, które mają być wyświetlane na liście rozwijanej. Następnie przejdź do Nazwa Box który jest obok Pasek formuły, wpisz nazwę, na przykład „Lista źródeł".
Krok 2: Zdefiniuj nazwę, która odwołuje się do listy źródeł w skoroszycie listy rozwijanej
-
Włącz skoroszyt, w którym chcesz utworzyć listę rozwijaną, kliknij Formuła > Zdefiniuj nazwę.
-
W poppingu Nowe imie okno dialogowe, ustawione jak poniżej:
- Wpisz nazwę w Imię pudełko, takie jak szt;
- Wpisz znak równości, po którym następuje nazwa skoroszytu źródłowego i nazwa zdefiniowana dla listy źródłowej w kroku 1 w pliku odnosi się do to pudełko, takie jak
=SourceFile.xlsx!SourceList - Kliknij OK.
- Zwykle plik źródłowy to nazwa skoroszytu źródłowego z rozszerzeniem pliku. Jeśli nie ma rozszerzenia pliku, po prostu poprzedź go wykrzyknikiem (!) i nazwą zakresu. Jeśli nazwa skoroszytu zawiera spacje lub znaki inne niż alfabetyczne, należy ująć nazwę skoroszytu za pomocą pojedynczy cudzysłów lubię to:
='Source File.xlsx'!SourceList - Nie zapomnij użyć wykrzyknika między nazwą skoroszytu a nazwą zakresu.
Krok 3: Wybierz komórki, w których chcesz umieścić listę rozwijaną
Krok 4: Przejdź do zakładki Dane i kliknij Sprawdzanie poprawności danych
Krok 5: Określ ustawienia w oknie dialogowym Sprawdzanie poprawności danych
Pod Ustawienia w zakładce proszę określić poniższe ustawienia:
- Dodaj Lista od Dopuszczać Lista rozwijana;
- Wpisz znak równości, po którym następuje nazwa zdefiniowana w kroku 3 w pliku Źródło sekcja, jak
=Items - Kliknij OK.
Wynik:
Lista rozwijana została utworzona.
Wady tej metody: Jeśli skoroszyt źródłowy jest zamknięty, lista rozwijana nie może działać. A lista rozwijana nie może być aktualizowana po dodaniu nowych elementów do listy źródłowej.
Alert o błędzie (zezwalaj na inne wpisy)
Domyślnie lista rozwijana umożliwia wprowadzenie do komórki tylko wartości znajdujących się na liście. Po wprowadzeniu wartości, która nie istnieje na liście rozwijanej i naciśnięciu klawisza Enter, pojawi się ostrzeżenie o błędzie, jak pokazano na zrzucie ekranu poniżej. Kiedy klikniesz Spróbować ponownie przycisk , wprowadzona wartość zostaje wybrana do ponownej edycji. Klikając Anuluj przycisk kasuje wprowadzoną wartość.
-
Jeśli chcesz zezwolić użytkownikom na wpisywanie innych wartości i zatrzymać wyświetlanie alertu o błędzie, możesz wykonać następujące czynności:
-
Wybierz komórki listy rozwijanej, w których chcesz zatrzymać alert o błędzie, kliknij Dane > Walidacja danych.
-
W Walidacja danych dialog, pod Alert o błędzie odznacz Pokaż alert o błędzie po wprowadzeniu nieprawidłowych danych pole wyboru. Kliknij OK.
Teraz, gdy użytkownicy wpisują inne wartości, nie pojawia się alert o błędzie.
-
-
Jeśli chcesz zezwolić użytkownikom na wpisywanie innych wartości, ale także wyświetlać alert z przypomnieniem, wykonaj następujące czynności:
-
Wybierz komórki listy rozwijanej, w których chcesz wpisać inne wartości, kliknij Dane > Walidacja danych.
- W Walidacja danych dialog, pod Alert o błędzie zakładka:
- Trzymaj Pokaż alert o błędzie po wprowadzeniu nieprawidłowych danych zaznaczone pole wyboru;
- Wybierz Informacja od Styl Lista rozwijana;
- Określ Tytuł i Komunikat o błędziekliknij OK.
Od teraz, gdy użytkownicy wpiszą inne wartości, wyskakuje okno dialogowe przypominające o kliknięciu OK aby pozostać wpisaną wartością, kliknij Anuluj aby usunąć wprowadzoną wartość.
-
- Możesz także wybrać „ostrzeżenie„z Styl wymienić i podać a Tytuł i Komunikat o błędzie. Ta opcja działa podobnie do opcji „Informacje”, ale zamiast tego wyświetla żółtą ikonę ostrzeżenia z wykrzyknikiem.
- Jeśli nie masz pewności, jaki tytuł lub treść wiadomości wpisać, możesz pozostawić pola puste. Excel wyświetli alert domyślny.
Komunikat wejściowy
Tworząc listę rozwijaną, możesz dodać komunikat wejściowy, aby przypomnieć użytkownikom o wybraniu elementów z listy rozwijanej podczas wybierania komórki lub innych informacji, które chcesz wyświetlić.
1. Wybierz komórki listy rozwijanej, do których chcesz dodać wiadomość wejściową, kliknij Dane > Walidacja danych.
2. w Walidacja danych dialog, pod Komunikat wejściowy Zakładka
- Trzymaj Pokaż wiadomość wejściową, gdy komórka wybraniu zaznaczone pole wyboru;
- Określ Tytuł i komunikat wejściowykliknij OK.
Teraz, gdy użytkownicy wybierają komórkę listy rozwijanej, pojawia się żółte pole tekstowe z podanymi przez Ciebie informacjami.
Inne notatki
-
Domyślnie podczas tworzenia listy rozwijanej „Ignoruj puste"pole wyboru jest wybrany. Oznacza to, że użytkownicy mogą pozostawić puste komórki bez wyskakującego alertu.
Jeśli pole wyboru „Ignoruj puste” jest zaznaczone odznaczone, puste komórki w zakresie będą traktowane jako nieprawidłowe wpisy, pojawi się alert.
-
Jeśli chcesz zmienić kolejność elementów na liście rozwijanej, możesz zmienić kolejność listy źródłowej.
-
Jeśli Walidacja danych funkcja jest wyłączona, możliwe, że pracujesz w chronionym arkuszu. Aby włączyć sprawdzanie poprawności danych, po prostu wyłącz ochronę arkusza, a następnie zastosuj żądane ustawienia sprawdzania poprawności danych.
Najlepsze narzędzia biurowe
Zwiększ swoje umiejętności Excela dzięki Kutools for Excel i doświadcz wydajności jak nigdy dotąd. Kutools dla programu Excel oferuje ponad 300 zaawansowanych funkcji zwiększających produktywność i oszczędzających czas. Kliknij tutaj, aby uzyskać funkcję, której najbardziej potrzebujesz...
Karta Office wprowadza interfejs z zakładkami do pakietu Office i znacznie ułatwia pracę
- Włącz edycję i czytanie na kartach w programach Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, Visio i Project.
- Otwieraj i twórz wiele dokumentów w nowych kartach tego samego okna, a nie w nowych oknach.
- Zwiększa produktywność o 50% i redukuje setki kliknięć myszką każdego dnia!
Spis treści
- Wideo: Utwórz listę rozwijaną
- Utwórz listę rozwijaną
- Wprowadzając ręcznie
- Z zakresu
- Autor: Kutools za pomocą mniejszej liczby kliknięć
- Ze stołu (dynamicznie)
- Od nazwy zakresu
- Z innego skoroszytu
- Alert o błędzie (zezwalaj na inne wpisy)
- Komunikat wejściowy
- Inne notatki
- Powiązane artykuły
- Najlepsze narzędzia biurowe
- Komentarze