Przejdź do głównej zawartości

Korzystanie z UDW w Outlooku: dodawaj, automatyzuj, przeglądaj i nie tylko

Zrozumienie funkcji UDW (ślepej kopii do wiadomości) w komunikacji e-mailowej jest niezbędne do zachowania prywatności i profesjonalizmu.

Gdy dodasz adres e-mail do pola UDW, odbiorca otrzyma wiadomość e-mail, a jego adres e-mail nie będzie widoczny dla innych odbiorców. Jest to szczególnie ważne w przypadku wysyłania wiadomości do dużych grup, ponieważ pozwala ukryć poszczególne adresy e-mail. W przeciwieństwie do pola DW (kopia do wiadomości), w którym wszyscy odbiorcy widzą swoje adresy, UDW zapewnia całkowitą prywatność.

Ten samouczek poprowadzi Cię przez podstawy korzystania z UDW w programie Outlook, w tym jak pokazać lub ukryć linię UDW, zautomatyzować UDW w wiadomościach e-mail, wyświetlić odbiorców UDW i nie tylko na różnych platformach.


Wideo: Korzystanie z UDW w programie Outlook


Dodaj UDW w Outlooku

W tej sekcji omówimy, jak skutecznie dodawać odbiorców UDW w programie Outlook. Każda platforma ma własne kroki dodawania UDW, a my przeprowadzimy Cię przez te procesy, aby mieć pewność, że Twoje e-maile dyskretnie dotrą do wszystkich zamierzonych odbiorców.


Dodaj UDW w programie Outlook na komputerze z systemem Windows

Proces aktywowania pola UDW w programie Outlook dla systemu Windows różni się w zależności od sposobu tworzenia wiadomości e-mail. Jeśli pracujesz w oddzielnym Wiadomość oknie proces przebiega nieco inaczej niż w przypadku tworzenia bezpośrednio w pliku Okienko odczytu.

  • Jeśli tworzysz wiadomość e-mail w osobnym pliku Wiadomość okno (zwykle podczas tworzenia nowej wiadomości):
    1. Wybierz Opcje > UDW.
    2. Wpisz adresy e-mail w polu UDW pole. Wskazówka: Możesz dodać wielu odbiorców oddzielonych średnikami.
  • Jeśli tworzysz wiadomość w formacie Okienko odczytu (zwykle podczas odpowiadania na wiadomość lub przesyłania jej dalej):
    1. Wybierz UDW na Wiadomość zakładka wstążki.
    2. Wpisz adresy e-mail w polu UDW pole. Wskazówka: Możesz dodać wielu odbiorców oddzielonych średnikami.

Uwagi:

  • Połączenia Przycisk UDWkolor tła wskazuje jego status. Ciemne tło oznacza, że UDW pole jest aktywne (włączone), natomiast jasne tło sygnalizuje, że jest nieaktywne (wyłączone).
  • Po aktywacji plik UDW pole będzie nadal pojawiać się w każdej tworzonej przez Ciebie wiadomości, dopóki nie zdecydujesz się go wyłączyć, klikając przycisk Przycisk UDW ponownie.
  • Aby tymczasowo skorzystać z UDW pole tylko dla jednego e-maila, możesz wybrać opcję Do pudełka podczas tworzenia wiadomości, a następnie:
    • Wprowadź żądanych odbiorców UDW bezpośrednio do UDW pole.
    • Wybierz jeden lub więcej kontaktów z listy adresów i kliknij Przycisk UDW aby szybko dodać ich jako odbiorców UDW.

(AD) Automatycznie dodawaj Bcc za pomocą Kutools dla programu Outlook

Czy kiedykolwiek chciałeś mieć możliwość automatycznego dodawania UDW do każdego wysyłanego e-maila? Kutools dla programu Outlook sprawia, że ​​jest to możliwe – funkcja, której nie znajdziesz w standardowych ustawieniach Outlooka! Zapomnij o konieczności ręcznego dodawania UDW do każdego e-maila. Dzięki Kutools każdy wysłany e-mail będzie automatycznie zawierał wybranych odbiorców Bcc! Zobacz szczegółową instrukcję: Automatycznie dodawaj Bcc do wszystkich lub określonych e-maili za pomocą Kutools.

Oprócz Auto Bcc, Kutools dla programu Outlook oferuje szereg zautomatyzowanych funkcji programu Outlook, w tym automatyczną odpowiedź i automatyczne przesyłanie dalej, które jeszcze bardziej usprawniają zarządzanie pocztą e-mail. Wypróbuj je wszystkie w 60-dniowym bezpłatnym okresie próbnym bez ograniczeń funkcji już teraz!


Dodaj UDW w programie Outlook na komputerze Mac

Aby włączyć pole UDW w programie Outlook dla komputerów Mac, wykonaj następujące czynności.

  1. W otwartym oknie wiadomości wybierz Opcje > BCC.
  2. Wpisz adresy e-mail w polu UDW pole. Wskazówka: Możesz dodać wielu odbiorców oddzielonych średnikami.

Uwagi:

  • Połączenia Przycisk UDWkolor tła wskazuje jego status. Ciemne tło oznacza, że UDW pole jest aktywne (włączone), natomiast jasne tło sygnalizuje, że jest nieaktywne (wyłączone).
  • Po aktywacji plik UDW pole będzie nadal pojawiać się w każdej nowej wiadomości, którą tworzysz, dopóki nie zdecydujesz się go wyłączyć, klikając przycisk Przycisk UDW ponownie.
  • Aby tymczasowo skorzystać z UDW pole tylko dla jednego e-maila, możesz wybrać ikonę książki adresowej na prawym końcu Do pole, a następnie wyszukaj i wybierz żądanych odbiorców UDW, a następnie kliknij przycisk Przycisk UDW jak pokazano poniżej.

Dodaj UDW w aplikacji Outlook w sieci Web

Dla użytkowników Outlooka w sieci Web wyświetlenie pola UDW w wiadomości jest proste: wystarczy kliknąć Przycisk UDW znajdujący się na prawym końcu Do linia ujawnia UDW pole.

Jeśli wolisz zachować UDW pole zawsze widoczne podczas dodawania odbiorców UDW w każdej tworzonej wiadomości, wykonaj następujące kroki:

  1. W Poczta zobacz, kliknij Ustawienia ikona w prawym górnym rogu.
  2. W Ustawienia w oknie, które pojawi się jak pokazano poniżej, wybierz Poczta > Utwórz i odpowiedz. Zaznacz pole wyboru obok Zawsze pokazuj UDWi kliknij Zapisz.

Dodaj UDW w Outlooku na Androidzie i iOS

Niezależnie od tego, czy korzystasz z aplikacji Outlook na urządzeniu z systemem Android, czy na urządzeniu z systemem iOS (takim jak iPhone lub iPad), wykonaj poniższe kroki, aby dodać odbiorców UDW:

  1. Kliknij strzałkę obok Do: linia. Ta akcja odsłoni dodatkowe pola, w tym UDW pole.
  2. Wpisz adresy e-mail w polu UDW pole.

Automatyczne UDW w programie Outlook (na pulpicie systemu Windows)

Auto Bcc w programie Outlook to wszechstronne narzędzie poprawiające wydajność i organizację poczty e-mail. Jest to niezbędne do sprawowania nadzoru, koordynacji zespołu, zgodności z wymogami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji i skutecznego zarządzania klientami. Dodatkowo automatyczne kopiowanie siebie to skuteczny sposób na śledzenie wysłanych e-maili, zarządzanie kolejnymi wiadomościami i zapewnienie prywatności.

Aby pomóc Ci w pełni wykorzystać tę funkcję, w poniższej sekcji znajdziesz szczegółowe instrukcje krok po kroku dotyczące konfigurowania automatycznego UDW w programie Outlook.


Automatycznie dodawaj Bcc do wszystkich lub określonych e-maili za pomocą Kutools

Program Outlook domyślnie nie oferuje wbudowanej funkcji automatycznego kopiowania wszystkich lub określonych wiadomości e-mail. Jednak to ograniczenie można obejść za pomocą Kutools dla programu Outlook – potężny dodatek rozszerzający możliwości Outlooka. W tej sekcji zbadamy, w jaki sposób Kutools umożliwia ustawienie reguł automatycznego wysyłania kopii Bcc do siebie lub innych we wszystkich e-mailach lub tylko tych, które spełniają określone kryteria, oferując poziom dostosowywania i automatyzacji, który nie jest natywnie dostępny w programie Outlook.

Kutools dla programu Outlook: Doładuj program Outlook za pomocą ponad 100 niezbędnych narzędzi. Przetestuj go ZA DARMO przez 60 dni, bez żadnych zobowiązań!   Czytaj więcej...   Pobierz teraz!

Gdy masz Kutools dla programu Outlook zainstalowany, wykonaj następujące czynności:

  1. On Kutools zakładka, wybierz DW / UDW przycisk.
    Wskazówka: Jeśli już włączyłeś Auto CC / UDW wybierz strzałkę w dół obok przycisku i wybierz Menedżer reguł.
  2. W Menedżer Auto CC / BCC okno dialogowe, kliknij przycisk Nowości przycisk, aby utworzyć regułę.
  3. W Kreator reguł w wyświetlonym oknie określ kryteria dla wiadomości e-mail, do których chcesz automatycznie dodawać odbiorcę BCC. Na przykład, jeśli chcesz automatycznie dodawać odbiorcę UDW do wiadomości e-mail z tytułem „Ważne”, wykonaj następujące kroki:
    1. Wybierz temat zawiera określone słowa opcja w Krok 1 pudełko.
    2. Kliknij podkreśloną wartość w pliku Krok 2 pole, aby określić słowa wyzwalające (np. „Ważne”) w wierszu tematu.
    3. Kliknij Następna.
      Wskazówka: Jeśli chcesz automatycznie dodawać odbiorcę UDW do wszystkich wychodzących wiadomości e-mail, wybierz opcję bez opcji i kliknij Następna.

  4. W następujących Kreator reguł, możesz określić wyjątki od reguły. Jeśli nie potrzebujesz żadnych wyjątków, po prostu kliknij Następna.
  5. W ostatnim Kreator reguł, wykonaj następujące czynności:
    1. Nazwij regułę i w razie potrzeby dodaj komentarz.
    2. Wybierz Odbiorca , aby dodać wybranych odbiorców UDW, których chcesz automatycznie dodawać do wiadomości wychodzących.
      Wskazówka: W wyskakującym okienku Wybierz Nazwy W oknie dialogowym możesz dodać odbiorcę UDW, korzystając z jednej z poniższych metod:
      • Wprowadź żądanych odbiorców UDW bezpośrednio do UDW pole. Wskazówka: Jeśli jest wielu odbiorców, oddziel ich średnikami.
      • Wybierz jeden lub więcej kontaktów z listy adresów i kliknij Przycisk UDW aby szybko dodać ich jako odbiorców UDW.
    3. Kliknij Ok.
  6. Teraz wracamy do Menedżer Auto CC / BCC dialogowe, a utworzona przez nas reguła jest już włączona (zaznaczona). Kliknij OK zapisać zmiany.

Wynik

Teraz za każdym razem, gdy wysyłam wiadomość e-mail ze słowem kluczowym „Ważne” w temacie, predefiniowani odbiorcy UDW zostaną automatycznie dodani do UDW pole.

Uwagi:

  • Kolor tła CC / UDW przycisk staje się ciemny, oznacza to, że funkcja jest włączona, a po kliknięciu strzałki obok niej zauważysz znacznik wyboru pojawiający się przed Włącz Auto CC / BCC.
  • Chcesz uzyskać dostęp do Auto CC / UDW funkcja? Pobierać Kutools dla programu Outlook Teraz! Poza tym Kutools oferuje niezliczoną ilość innych funkcji 100 i oferuje 60-dniowy bezpłatny okres próbny. Nie czekaj, spróbuj już dziś!

Dodaj UDW do określonych wiadomości e-mail za pomocą szybkich kroków (klawisze skrótów)

Chociaż program Outlook nie zapewnia bezpośredniego sposobu automatycznego dodawania odbiorców UDW do wiadomości wychodzących, plik Szybkie kroki funkcja oferuje metodę pośrednią. To przydatne narzędzie pozwala szybko dodawać odbiorców UDW do wiadomości e-mail za pomocą jednego kliknięcia lub nawet za pomocą klawiszy skrótu. Aby skorzystać z tej funkcjonalności, wykonaj następujące czynności:

  1. Na Strona Głowna zakładka, w Szybkie kroki pole, wybierz Utwórz nowy.
  2. W Edytuj szybki krok oknie dialogowym skonfiguruj nową akcję:
    1. Nazwij tę akcję.
    2. Pod Akcje, Wybierz Nowa wiadomość z Wybierz akcję rozwijane menu.
    3. Kliknij Pokaż opcje i wybierz Dodaj UDW. Następnie wprowadź adresy e-mail osób, którym chcesz przesłać UDW, ustawiając je jako wstępnie zdefiniowanych odbiorców UDW.
      Wskazówka:
      • Jeśli jest wielu odbiorców, oddziel ich średnikami.
      • Można kliknąć na Przycisk UDW , aby wybrać i dodać odbiorców z książki adresowej.
    4. Określ klawisz skrótu dla tej akcji.
    5. Kliknij koniec.
  3. W programie Outlook wybierz akcję skonfigurowaną w pliku Szybkie kroki lub użyj przypisanych do niego klawiszy skrótu. Spowoduje to automatyczne utworzenie nowej wiadomości e-mail z już uwzględnionym odbiorcą w UDW.

Uwagi:

  • Ta akcja powoduje skonfigurowanie nowej wiadomości i automatyczne uwzględnienie wcześniej określonych odbiorców UDW. Jeśli jednak chcesz odpowiedzieć na wiadomość lub przekazać ją dalej, jednocześnie dodając odbiorców UDW, musisz utworzyć osobną Szybki krok działanie. W tym celu wybierz żądaną akcję z Wybierz akcję rozwijaną listę podczas konfigurowania nowego Szybki krok.
  • Należy pamiętać, że ta metoda nie jest w pełni automatycznym rozwiązaniem do dodawania odbiorców UDW. Wymaga ręcznego wyzwalacza – kliknięcia lub klawisza skrótu – dla każdego e-maila. Jeśli szukasz w pełni zautomatyzowanego procesu, skorzystaj z powyższej metody: Automatycznie dodawaj Bcc do wszystkich lub określonych e-maili za pomocą Kutools.

Wyświetl odbiorców UDW

Jeśli w Outlooku nie masz pewności, czy w wysłanej wiadomości wysłałeś komuś UDW, możesz to łatwo sprawdzić:

Po prostu idź do swojego Elementy wysłane folder i otwórz żądaną wiadomość e-mail. Nazwy i adresy odbiorców UDW będą widoczne w sekcji nagłówka wiadomości.

Uwaga: Jeśli chodzi o otrzymywane wiadomości e-mail, przeglądanie odbiorców UDW nie jest możliwe, niezależnie od tego, czy jesteś głównym odbiorcą (wymienionym w Do or Cc pole) lub odbiorcę UDW. Dzieje się tak nawet po kliknięciu Odpowiedz wszystkim. Informacje o UDW są dostępne tylko dla nadawcy wiadomości, co zapewnia prywatność tych odbiorców.


Przypomnij, odpowiadając wszystkim na wiadomość, do której dodano UDW

Otrzymywanie przypomnień podczas odpowiadania wszystkim na wiadomości, w których przesłano Ci UDW, jest niezbędne do zachowania poufności i profesjonalnego postępowania. To zabezpieczenie zapobiega przypadkowemu ujawnieniu Twojej ukrytej obecności w rozmowie, unikając w ten sposób nieporozumień lub naruszeń strategii komunikacji. Takie przypomnienia są szczególnie istotne w kontekście zawodowym lub wrażliwym, gdzie poszanowanie intencji nadawcy i unikanie niezamierzonego ujawnienia informacji ma kluczowe znaczenie dla zachowania integralności komunikacji prywatnej.

Chociaż program Outlook natywnie nie oferuje takich przypomnień, Kutools dla programu Outlook zapewnia praktyczne obejście. Zawiera opcję przełączania, która po aktywacji jednym kliknięciem umożliwia przypomnienia, pomagając w ten sposób zachować dyskrecję i zapobiegać przypadkowym naruszeniom etykiety e-mailowej.

Kutools dla programu Outlook: Najlepszy zestaw narzędzi Outlook z ponad 100 przydatnymi narzędziami. Wypróbuj ZA DARMO przez 60 dni, bez ograniczeń, bez zmartwień!   Czytaj więcej...   Rozpocznij bezpłatny okres próbny już teraz!

Gdy masz Kutools dla programu Outlook zainstalowany, wykonaj następujące czynności:

  1. On Kutools kartę, wybierz Opcje.
  2. W Opcje dialogowe, przejdź do Odpowiedz i zaznacz Ostrzegaj mnie, gdy „Odpowiedz wszystkim” na wiadomość, w której jestem w UDW opcja.
  3. Kliknij OK.

Uwagi: Chcesz skorzystać z tej funkcji? Dostawać Kutools dla programu Outlook Dzisiaj! Dzięki ponad 100 dodatkowym funkcjom Kutools zapewnia również 60-dniowy bezpłatny okres próbny. Wypróbuj już teraz i zobacz różnicę!


Najlepsze praktyki i uwagi dotyczące korzystania z UDW

Bcc jest idealne w przypadku e-maili biznesowych adresowanych do wielu niezaznajomionych ze sobą odbiorców. Usprawnia to pole Do, unikając długiej listy adresów i minimalizuje ryzyko masowych odpowiedzi typu „Odpowiedz na wszystkie”, co może prowadzić do niezamierzonego spamowania. Dodatkowo, kopiowanie siebie to skuteczny sposób na prowadzenie skonsolidowanego rejestru wysłanych e-maili.

Przed dodaniem odbiorcy do pola UDW należy:

  • Przewiduj odbiór wiadomości e-mail: Upewnij się, że przewidzą Twój e-mail. Ma to kluczowe znaczenie, ponieważ spamerzy często korzystają z UDW, co powoduje, że wiele filtrów poczty e-mail oznacza takie wiadomości jako śmieci. Poradź odbiorcom, aby oznaczyli Cię jako bezpiecznego nadawcę w ustawieniach programu Outlook, aby uniknąć kierowania wiadomości e-mail do folderu Śmieci.
  • Rozważ wpływ sortowania: Pamiętaj, że użycie UDW może mieć wpływ na sposób sortowania wiadomości przez odbiorców. Ponieważ większość reguł sortowania w systemach poczty e-mail jest skonfigurowana w oparciu o pola Do lub DW, wiadomości wysyłane do odbiorców UDW mogą nie być zgodne z ustalonymi regułami sortowania.
  • Przestrzegaj ograniczeń dostawcy: Należy pamiętać o ograniczeniach określonych przez dostawcę usług e-mail dotyczących liczby odbiorców (Do, DW, Udw). Przekroczenie tych limitów może prowadzić do problemów z dostarczaniem lub oznaczania wiadomości e-mail jako spam.

Przestrzegając tych wytycznych, możesz skutecznie i etycznie korzystać z funkcji UDW, zapewniając, że Twoje e-maile zostaną pozytywnie odebrane i osiągną zamierzone cele.


Często zadawane pytania dotyczące programu Outlook Bcc

W tej sekcji omówiono często zadawane pytania dotyczące funkcji Blind Carbon Copy (BCC) w programie Microsoft Outlook.

Czy główni odbiorcy mogą widzieć odbiorców UDW w Outlooku?

Nie, główni odbiorcy w polu Do lub DW wiadomości e-mail nie mogą zobaczyć, kto został dodany w polu UDW.

Czy odbiorcy UDW będą widzieć wzajemne adresy e-mail?

Nie, odbiorcy UDW nie mogą widzieć swoich adresów e-mail.

Czy mogę zostać powiadomiony, jeśli ktoś odpowie wszystkim na e-maile, w których otrzymałem UDW?

Ogólnie rzecz biorąc, nie otrzymasz odpowiedzi „Odpowiedz wszystkim” na wiadomość e-mail, której jesteś odbiorcą UDW, ponieważ Twój adres e-mail nie jest widoczny dla innych odbiorców.

Co się stanie, jeśli odbiorca UDW odpowie wszystkim?

Gdy odbiorca UDW kliknie Odpowiedz wszystkim, jego odpowiedź zostanie wysłana do pierwotnego nadawcy i wszystkich odbiorców wymienionych w polach Do lub DW oryginalnej wiadomości e-mail. Jednak inni odbiorcy UDW nie otrzymają tej odpowiedzi. Aby uniknąć przypadkowego odpowiadania wszystkim jako adresat UDW, możesz ustawić ostrzeżenie w Outlooku, postępując zgodnie z poniższą instrukcją: Przypomnij, odpowiadając wszystkim na wiadomość, do której dodano UDW.

Czy mogę wysyłać tylko do UDW bez głównego odbiorcy?

Tak. W programie Outlook technicznie możliwe jest wysyłanie wiadomości e-mail z odbiorcami tylko w polu UDW, pozostawiając pola Do i DW puste. Należy jednak pamiętać, że taka praktyka może uruchomić filtry spamu, ponieważ jest uważana za nietypowe zachowanie poczty e-mail. Niektóre serwery pocztowe mogą nawet automatycznie odrzucać takie e-maile, postrzegając je jako potencjalny spam lub próby phishingu.

Jak mogę automatycznie UDW siebie lub innych osób w Outlooku?

Outlook nie ma do tego natywnej funkcji, ale możesz użyć reguł lub dodatków innych firm, takich jak Kutools dla Outlooka, aby skonfigurować automatyczne UDW: Automatycznie dodawaj Bcc do wszystkich lub określonych e-maili za pomocą Kutools.

Czy w Outlooku istnieje ograniczenie liczby odbiorców UDW?

Tak, zazwyczaj istnieje limit, ale różni się on w zależności od serwera poczty e-mail i ustawień programu Outlook. Wspólne limity wahają się od 50 do 500 odbiorców.


Powyżej znajduje się cała istotna treść związana z Outlook Blind Carbon Copy (BCC). Mam nadzieję, że tutorial okaże się pomocny. Jeśli chcesz poznać więcej porad i wskazówek dotyczących programu Outlook, kliknij tutaj aby uzyskać dostęp do naszej obszernej kolekcji ponad tysięcy samouczków.

Comments (0)
No ratings yet. Be the first to rate!
There are no comments posted here yet
Please leave your comments in English
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations