Odblokuj przyszłość poczty e-mail: Zwiększ wydajność programu Outlook dzięki Kutools AI

W dynamicznym świecie komunikacji cyfrowej wydajność ma kluczowe znaczenie, a skuteczne zarządzanie pocztą e-mail może zaoszczędzić sporo czasu i wysiłku. Wchodzić Kutools AI dla programu Outlook, potężne narzędzie zaprojektowane w celu ulepszenia obsługi poczty e-mail poprzez wprowadzenie inteligentnych umiejętności, które usprawniają przepływ pracy. Niezależnie od tego, czy piszesz e-maile, tłumaczysz treści, czy odpowiadasz na wiadomości, Kutools AI oferuje szereg możliwości, które mogą zmienić sposób interakcji z wiadomościami e-mail. W tym samouczku dowiesz się o Kutools AI dla programu Outlook, dlaczego jest to narzędzie niezbędne, jak je skonfigurować i jak zintegrować je z codzienną pocztą e-mail, aby uzyskać maksymalną produktywność.

• Przykłady użycia Kutools AI w przychodzące e-mail:
  • Podsumowanie e-maila
  • Szybka odpowiedź
• Przykłady użycia Kutools AI w towarzyski e-mail:
  • Tworzenie wiadomości e-mail
  • Kontynuuj pisanie

• Dostosuj i dodaj umiejętności do spersonalizowanego użytku
• Dostosuj odpowiedzi, korzystając z informacji z historii wiadomości e-mail
• Sterowanie trybami ręcznym/automatycznym i dostosowywanie preferencji wyświetlania

• Szybkie sterowanie i dostęp w Kutools Panel AI
• Zarządzanie generowaną treścią w polu umiejętności
• Najlepsze praktyki korzystania Kutools AI

Czym jest Kutools Sztuczna inteligencja dla programu Outlook?

Kutools AI dla programu Outlook to zaawansowana funkcja opracowana przez ExtendOffice, płynnie integrując technologię AI z wiodących modeli, takich jak OpenAI i GoogleAI do codziennej rutyny e-mailowej. Jako część kompleksowego pakietu ponad 100 narzędzia Kutools for Outlook, zmienia sposób zarządzania i interakcji z wiadomościami e-mail. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi, Kutools AI zapewnia zaawansowane funkcje zwiększające wydajność zarówno czytania, jak i pisania wiadomości e-mail.

Panel umiejętności czytania (do analizowania i odpowiadania na otrzymane wiadomości e-mail)

• Podsumowanie: twórz zwięzłe streszczenia, aby szybko zrozumieć główne myśli długich e-maili.
• Odpowiedz:Wykorzystaj sztuczną inteligencję do efektywnego i szczegółowego odpowiadania na wiadomości e-mail. (Popiera czerpanie istotnych informacji z wysłanych wiadomości e-mail.)
• Szybka odpowiedź:Prezentuje różne opcje odpowiedzi i generuje odpowiedź na podstawie wybranego kierunku. (Popiera czerpanie istotnych informacji z wysłanych wiadomości e-mail.)
• Dziękuję za odpowiedź:Utwórz zwięzły list z podziękowaniami, dzięki któremu szybko wyrazisz wdzięczność.
• Tłumacz: Natychmiast tłumacz przychodzące wiadomości e-mail na preferowany język, zapewniając bezproblemową komunikację.
• Analizować:Przeanalizuj emocjonalny wydźwięk treści wiadomości e-mail, aby określić, czy jej nastrój jest pozytywny, negatywny czy neutralny.
• Wyciąg:Wyodrębnij z wiadomości e-mail uporządkowane informacje, takie jak imiona, miejsca, daty i kwoty, co pomoże Ci szybko zrozumieć kluczowe dane zawarte w treści.
• Umiejętności niestandardowe :Twórz własne umiejętności, dostosowując monity ról, wiersze poleceń i dodając dodatkowe opcje, aby spełnić swoje wyjątkowe potrzeby w zakresie zarządzania pocztą e-mail.

Panel umiejętności pisania (dotyczący tworzenia i udoskonalania wiadomości e-mail wychodzących)

• komponować: Skorzystaj ze wsparcia AI, aby przyspieszyć proces tworzenia wiadomości e-mail dzięki dostosowanym sugestiom.
• Polski: Automatycznie ulepszaj wersje robocze wiadomości e-mail pod kątem gramatyki, tonu i stylu, zapewniając profesjonalne wykończenie.
• Kontynuuj pisanie: Pozwól sztucznej inteligencji dostarczać kontekstowe sugestie i uzupełnienia, które pomogą Ci w dalszym pisaniu wersji roboczych.
• Tłumacz: Z łatwością tłumacz wersje robocze e-maili na inne języki, przygotowując je dla odbiorców na całym świecie.
• Sprawdź:Sprawdź i popraw błędy ortograficzne i gramatyczne w wiadomości e-mail, aby zapewnić poprawność językową.
• Rozszerzać:Rozwiń kluczowe informacje zawarte w wiadomości e-mail i podaj szczegółowe wyjaśnienia, aby uzyskać bardziej wyczerpującą treść.
• Sugerować:Proponuj sugestie dotyczące usprawnień logicznych lub treści wrażliwych poprzez analizę logiczną lub przegląd treści.
• Umiejętności niestandardowe :Twórz własne umiejętności, dostosowując monity ról, wiersze poleceń i dodając dodatkowe opcje, aby spełnić swoje wyjątkowe potrzeby w zakresie zarządzania pocztą e-mail.

Po co wybierać Kutools Sztuczna inteligencja w Twojej perspektywie?

W dzisiejszym szybko zmieniającym się cyfrowym świecie skuteczna komunikacja jest kluczem. Kutools AI wykorzystuje najnowocześniejszą technologię sztucznej inteligencji, aby mieć pewność, że Twoje e-maile zostaną nie tylko przeczytane, ale także odczute, zrozumiane i docenione. Chodzi o podniesienie poziomu Twojej gry e-mailowej i sprawienie, aby każda interakcja była bardziej znacząca i efektywna. Niezależnie od tego, czy zarządzasz zalewem codziennych e-maili, czy koncentrujesz się na tej jednej krytycznej wiadomości, Kutools AI to Twój strategiczny partner, który zapewni Ci przewagę w grze komunikacyjnej. Oto niektóre z kluczowe korzyści że Kutools AI Oferuje:

⏰ Automatyzacja oszczędzająca czas: Automatyzuje rutynowe zadania związane z pocztą e-mail, takie jak podsumowanie wiadomości e-mail i szybka odpowiedź, uwalniając czas na ważniejsze zadania i zwiększając ogólną produktywność.

🌐 Wszechstronna integracja AI: Kutools AI obsługuje szeroką gamę platform AI, w tym OpenAI, GoogleAI, ZhipuAI, DashScopeAI, BaiduAI i SenseNovaAI, zapewniając elastyczność wyboru najlepszego modelu AI w celu dokładnego i wydajnego zarządzania pocztą e-mail.

🖥️. Przyjazny dla użytkownika interfejs: Posiada intuicyjny i łatwy w obsłudze interfejs, dzięki czemu użytkownicy na wszystkich poziomach technicznych mogą łatwo usprawnić zarządzanie pocztą e-mail i komunikację.

🌓 Funkcjonalność trybu podwójnego: Kutools AI oferuje Tryb ręczny i Tryb automatyczny. W trybie Auto zadania takie jak podsumowania e-maili i szybkie odpowiedzi są generowane automatycznie. Przełączanie między trybami jest płynne za pomocą jednego kliknięcia, co pozwala dostosować narzędzie do swojego przepływu pracy.

💡 Umiejętności niestandardowe: Krawiec Kutools AI do Twoich konkretnych potrzeb w zakresie zarządzania pocztą e-mail, tworząc własne umiejętności. Dostosuj monity ról, monity poleceń i dodatkowe opcje, aby mieć pewność, że sztuczna inteligencja działa dokładnie tak, jak chcesz, zapewniając maksymalną elastyczność i wydajność w obsłudze wiadomości e-mail.

📚 Historia nauki e-mailem: Podczas generowania odpowiedzi, Kutools AI wykorzystuje Twoje poprzednie interakcje e-mailowe (po dodaniu wiadomości e-mail z historią), aby zapewnić odpowiedzi zależne od kontekstu, oferując precyzyjne odpowiedzi na podstawie poprzednich dyskusji. Z czasem odpowiedzi stają się dokładniejsze i dostosowane do Twojego stylu komunikacji w celu spersonalizowanych interakcji.

🌍 Możliwości tłumaczenia językowego: Przełamuje bariery językowe dzięki wyrafinowanym modelom zapewniającym dokładne tłumaczenia, dzięki czemu globalna komunikacja nie wymaga wysiłku.

⚙️ Bezproblemowa integracja z Outlookiem: Zaprojektowany wyłącznie dla programu Outlook, usprawnia korzystanie z poczty e-mail w znanym środowisku, zapewniając intuicyjny i wydajny przepływ pracy.

✏️ Większa przejrzystość i profesjonalizm: Wykorzystuje zaawansowane modele językowe do optymalizacji wiadomości e-mail, gwarantując przejrzystość i profesjonalizm w każdej wysyłanej wiadomości.

🔐 Zwiększona prywatność i bezpieczeństwo: Korzysta z najnowszych protokołów szyfrowania i bezpieczeństwa, aby zapewnić ochronę danych e-mailowych, zapewniając spokój ducha i bezpieczeństwo komunikacji.

Jak skonfigurować Kutools Sztuczna inteligencja dla programu Outlook zwiększająca efektywność wysyłania wiadomości e-mail?

Zmień sposób korzystania z poczty e-mail za pomocą Kutools AI jest zaledwie kilka kroków stąd. Tutaj pokażemy Ci przewodnik krok po kroku dotyczący konfiguracji Kutools AI w swoim Outlooku.

Krok 1: Zainstaluj Kutools AI

Nawiguj do pobrać stronę pobrać i zainstalować Kutools for Outlook dostać Kutools AI.

Krok 2: Aktywuj Kutools AI

1. Po zainstalowaniu Kutools for Outlook, idź do Kutools kartę i kliknij AI.

2. Kutools Przewodnik AI pojawia się okno dialogowe. Przedstawia umiejętności, które Kutools AI oferty. Kliknij Następna przycisk, aby kontynuować.

3. Warunkami korzystania pojawi się. Kliknij Następna.

4. Teraz możesz aktywować Kutools AI wybierając Dostawca sztucznej inteligencji i wpisanie odpowiedniego Klucz API. Po zakończeniu kliknij OK.

po kliknięciu OKThe Kutools AI panel pojawia się po prawej stronie okna Outlook, jak pokazano poniżej. Czytaj dalej, aby poznać przykłady, jak go używać!

Zastosowanie Kutools Sztuczna inteligencja w Twoim przepływie pracy z przykładami

Podsumowanie wiadomości e-mail: wyodrębnianie kluczowych punktów z długich wiadomości

Właśnie otworzyłeś swoją skrzynkę odbiorczą i znalazłeś długą wiadomość e-mail od klienta zawierającą różne aktualizacje i prośby dotyczące projektu. Zamiast brodzić w gęstym tekście, możesz na nim polegać Kutools AI's Podsumowanie umiejętność. Po otwarciu e-maila sztuczna inteligencja szybko generuje zwięzłe podsumowanie, podkreślając najważniejsze informacje. Dzięki temu szybko zrozumiesz najważniejsze punkty i ustalisz priorytety kolejnych kroków, oszczędzając cenny czas i nie przeoczysz żadnych ważnych szczegółów.

1. W Kutools AI panel, upewnij się, że jesteś w Panel czytelniczy.
2. Wybierz wiadomość e-mail, którą chcesz podsumować.

Podsumowanie Pole automatycznie generuje zwięzłe podsumowanie najważniejszych punktów wiadomości e-mail, jak pokazano poniżej:

Szybka odpowiedź: generowanie natychmiastowych, kontekstowych odpowiedzi

Zamiast tracić czas na pisanie odpowiedzi od podstaw, Kutools AI's Szybka odpowiedź Umiejętność ta pomaga przeanalizować kontekst wiadomości e-mail i sugeruje kilka podstaw odpowiedzi, co pozwoli na udzielenie szczegółowej odpowiedzi.

1. W Kutools AI panel, upewnij się, że jesteś w Panel czytelniczy.
2. Wybierz e-mail, na który chcesz odpowiedzieć. Szybka odpowiedź umiejętność automatycznie wygeneruje kilka baz odpowiedzi, jak pokazano poniżej.

   

   Wskazówki:

   • Jeśli zaznaczysz tekst w wiadomości e-mail, odpowie na wybraną treść. W przeciwnym razie odpowie na całą wiadomość e-mail.
   • Jeżeli żadna z opcji odpowiedzi nie jest odpowiednia, możesz kliknąć „Nie nadaje się?„link i wprowadź swoją własną żądaną bazę.

3. Wybierz jedną z podstaw odpowiedzi, aby wygenerować odpowiedź.

4. Kliknij Odpowiedz przycisk. Odpowiedź zostanie wstawiona do wersji roboczej wiadomości e-mail, gotowa do przejrzenia, edycji i wysłania.

   

Tworzenie wiadomości e-mail: Tworzenie początkowych wiadomości z pomocą sztucznej inteligencji

Kiedy musisz skontaktować się z klientem po spotkaniu, ale nie wiesz, jak zacząć, Kutools AI's komponować umiejętności wkraczają, oferując sugestie oparte na kontekście, które pomogą Ci stworzyć wiadomość. Po podaniu Kutools AI na podstawie kluczowych punktów sugeruje frazy i struktury dostosowane do Twoich potrzeb, umożliwiając Ci szybkie napisanie profesjonalnego i jasnego e-maila.

1. W Kutools AI panel, upewnij się, że jesteś w Panel Pisania.
2. W komponować pole, wprowadź kluczowe punkty i kliknij Wygeneruj przycisk.
3. Kliknij wstawka aby dodać wygenerowany szkic do treści wiadomości e-mail.

Kontynuuj pisanie wiadomości e-mail: Kontynuuj od miejsca, w którym skończyłeś

Zacząłeś pisać szczegółowy e-mail, ale w połowie zostałeś przerwany i musiałeś pozostawić go niedokończonym. Kiedy wrócisz, Kutools AI's Kontynuuj pisanie skill jest gotowy pomóc ci kontynuować tam, gdzie skończyłeś. AI przegląda kontekst twojego niekompletnego szkicu i dostarcza sugestie dotyczące kontynuowania i ukończenia twojej wiadomości.

Umiejętność Kontynuuj pisanie działa w następujący sposób: Kiedy inicjujesz odpowiedź na wiadomość e-mail w skrzynce odbiorczej, plik Panel czytelniczy automatycznie przełącza się na Panel Pisania. Gdy zaczniesz przygotowywać odpowiedź, plik Kontynuuj pisanie skill automatycznie kontynuuje szkic dla Ciebie. Po wygenerowaniu treści kliknij wstawka aby szybko wstawić go do szkicu.

Przekształcać Kutools Sztuczna inteligencja jako Twój osobisty asystent

Możesz optymalizować, dodając i personalizując umiejętności, a także umożliwiając sztucznej inteligencji uczenie się na podstawie historii wiadomości e-mail. Kutools AI zostać Twoim osobistym asystentem. Dzięki tym funkcjom otrzymasz dokładniejsze, kontekstowe odpowiedzi i będziesz mieć możliwość dostrojenia umiejętności AI do Twoich konkretnych potrzeb.

• Dostosuj i dodaj umiejętności do spersonalizowanego użytku
• Dostosuj odpowiedzi, korzystając z informacji z historii wiadomości e-mail
• Sterowanie trybami ręcznymi/automatycznymi i dostosowywanie preferencji wyświetlania

Dostosuj i dodaj umiejętności do spersonalizowanego użytku

W dolnej części Kutools AI panel, jest Zarządzanie biblioteką umiejętności przycisk, który otwiera Zarządzanie biblioteką umiejętności okno dialogowe po kliknięciu.

W Zarządzanie biblioteką umiejętności w oknie dialogowym można skonfigurować umiejętności zarówno dla Panel czytelniczy i Panel Pisania:

1. Wybierz Panel czytelniczy or Panel Pisania aby zarządzać umiejętnościami w tym panelu.
2. Zaznacz pole wyboru obok umiejętności, aby ją aktywować i wyświetlić w Kutools AI panel. Odznacz pole, aby wyłączyć umiejętność i ukryć ją w panelu.
3. Wybierz umiejętność, aby dostosować jej ustawienia, w tym:
   • Podpowiedź dotycząca roli:Nakazuje sztucznej inteligencji przyjęcie określonego zachowania i stylu.
   • Wiersz polecenia:Nakazuje sztucznej inteligencji wykonanie określonego zadania.
   • Dodatkowe opcje:Umożliwia dalszą personalizację z opcją dodawania kolejnych ustawień za pomocą Dodaj opcje przycisk.
4. Dodaj nową umiejętność klikając Dodaj umiejętność aby utworzyć wersję dostosowaną do Twoich konkretnych potrzeb.

Dostosuj odpowiedzi, korzystając z informacji z historii wiadomości e-mail

Odpowiedz umiejętności w Kutools AI wspieranie uczenia się z historycznych konwersacji e-mailowych. Tworząc lokalną bazę danych, która przechowuje dane z poprzednich wiadomości e-mail, AI może analizować poprzednie komunikaty, zwiększając dokładność i kontekstową trafność swoich odpowiedzi, aby uzyskać bardziej precyzyjne odpowiedzi uwzględniające kontekst.

Możesz ręcznie dodaj historyczne e-maile do E-mail Learning. Lub włączyć funkcję automatycznego dodawania dzięki czemu e-maile są natychmiast dodawane do Email Learning po wysłaniu, pomagając systemowi Al lepiej się uczyć i dostosowywać.

Dodawanie ręczne

1. Kliknij Nauka e-mailowa przycisk w Odpowiedz or Szybka odpowiedź Okno w Kutools AI szkło.

2. Kliknij Dodawanie ręczne przycisk.

3. W wyskakującym okienku Dodawanie ręczne wybierz e-maile, których chcesz się nauczyć, i kliknij OK.

• Wybrać wszystkie e-maile konta, zaznacz pole wyboru przed kontem.
• Wybrać e-maile jeden po drugim, zaznacz pole wyboru przed wiadomością e-mail.
• Wybrać e-maile z ostatniego miesiąca, Kliknij E-maile z ostatniego miesiąca łącze.
• Wybrać e-maile z ostatniego roku, Kliknij E-maile z ostatniego roku łącze.

4. Pojawi się okno dialogowe przypominające o liczbie e-maili, których należy się nauczyć. Kliknij Tak.

5. Pojawi się kolejne okno dialogowe przypominające o liczbie pomyślnie zapamiętanych wiadomości e-mail. Kliknij OK.

Automatyczne dodawanie

Kliknij Nauka e-mailowa przycisk w Odpowiedz or Szybka odpowiedź Okno w Kutools AI i wykonaj następujące czynności.

1. Sprawdź Automatyczne dodawanie checkbox.
2. Wybierz konta e-mail, zaznaczając checkbox przy każdym adresie, dzięki czemu e-maile wysyłane z nich będą automatycznie dodawane do Email Learning.
3. Kliknij Zapisz przycisk.

Sterowanie trybami ręcznymi/automatycznymi i dostosowywanie preferencji wyświetlania

Kutools AI umożliwia dostosowanie jego działania i interfejsu wizualnego do indywidualnych preferencji i sposobu pracy:

• Niektóre umiejętności są początkowo ustawione na Tryb automatycznypodczas gdy inni działają w Tryb ręcznyAby przełączać się między trybem ręcznym i automatycznym dla określonej umiejętności, wystarczy kliknąć Przełącznik przycisk w prawym górnym rogu pola umiejętności.
  

  Oto rozróżnienie między umiejętnościami automatyzacji w Panel czytelniczy i Panel Pisania:

  • Panel czytelniczy: Zestaw umiejętności Tryb automatyczny będzie uruchamiany automatycznie za każdym razem, gdy nastąpi zmiana adresu e-mail.
  • Panel pisarski: Umiejętności w Tryb automatyczny zostanie uruchomiona automatycznie po zmianie wyboru w wersji roboczej, z wyjątkiem umiejętności „Kontynuuj pisanie”, która zostanie uruchomiona wyłącznie po zmianie samej treści.
  Porady:

  Po zmianie umiejętności na Tryb ręczny, Kliknij Wygeneruj przycisk, aby uzyskać wyniki. Jeśli w wiadomości e-mail wybrano tekst, umiejętność przetworzy tylko wybraną treść; w przeciwnym razie przetworzy całą wiadomość e-mail. In Tryb automatyczny, umiejętności przetworzą całą wiadomość e-mail po jej wybraniu. Jeśli chcesz przetworzyć tylko część wiadomości e-mail, zaznacz żądaną sekcję, a następnie kliknij Zregenerować w lewym dolnym rogu.

• Możesz spersonalizować wyświetlacz, wybierając jedną z opcji: Widok pojedynczej strony aby zobaczyć wszystkie umiejętności w Kutools AI panel na raz, lub Widok z kartami aby uporządkować umiejętności w osobnych zakładkach.
  

Wskazówki dotyczące maksymalizacji wydajności Kutools AI

Oto kilka wskazówek i trików dotyczących korzystania z Kutools AI w Outlooku:

Co możesz szybko kontrolować i do czego możesz uzyskać dostęp w Kutools Panel AI

Aby przełączać się pomiędzy Panel czytelniczy i Panel Pisania, przełącz Panel czytania/pisania przycisk. Aby przełączać się między Widok pojedynczej strony i Widok z kartami, przełącz Pojedyncza strona/Widok z kartami przycisk. Aby łatwo przełączać się między różnymi dostawcami i modelami sztucznej inteligencji w Kutools W panelu AI kliknij Użyty model AI rozwijanej listy i wybierz preferowaną opcję. Aby przełączać się między trybem ręcznym i automatycznym dla określonej umiejętności, wystarczy kliknąć Przełącznik przycisk w polu umiejętności. W razie potrzeby kliknij przycisk Rozwiń treść przycisk, aby wyświetlić pełną zawartość wyniku. Język, którego używa umiejętność, będzie domyślnie zgodny z ustawieniami programu Outlook. Możesz go zmienić, wybierając Wybierz język rozwijana lista w polu umiejętności. Rozszerzając Dodatkowe opcje z listy rozwijanej możesz wybrać opcję, która pomoże sztucznej inteligencji generować bardziej szczegółowe wyniki. Treść wygenerowana przez sztuczną inteligencję może być nieprawidłowa. Prosimy o sprawdzenie ważnych informacji.

Co można zrobić z wygenerowaną treścią w polu umiejętności