Przejdź do głównej zawartości

Zarządzaj zduplikowanymi kontaktami w Outlooku: usuwaj, łącz, przenoś, kategoryzuj

Autor: Silvia Ostatnia modyfikacja: 2024-06-21

Podczas importowania kontaktów do programu Outlook z arkusza kalkulacyjnego Excel lub innego oprogramowania istnieje ryzyko utworzenia zduplikowanych wpisów w folderze kontaktów. Takie duplikaty mogą zaśmiecać foldery Kontakty, zajmując niepotrzebne miejsce w programie Outlook. Aby uzyskać usprawnione rozwiązanie, zalecamy Zduplikowane kontakty użyteczność Kutools dla programu Outlook. Ta funkcja pozwala bez wysiłku usuwać, łączyć, przenosić, a nawet kategoryzować zduplikowane kontakty na różnych kontach e-mail w wybranych folderach Kontakty.


Zalety Kutools dla zduplikowanych kontaktów programu Outlook

    • 🔄 Elastyczne opcje obsługi duplikatów: Kutools dla programu Outlook podnosi poziom zarządzania zduplikowanymi kontaktami, oferując wszechstronny zestaw opcji, które zaspokajają różne potrzeby i preferencje użytkowników:
    • 🗑️ Tymczasowe lub trwałe usuwanie duplikatów: Użytkownicy mogą tymczasowo przenieść duplikaty do folderu „Elementy usunięte”, umożliwiając w razie potrzeby ich odzyskanie, lub trwale je usunąć, aby usprawnić listę kontaktów, balansując pomiędzy ochroną kontaktów a utrzymaniem czystej bazy danych.
    • 🔗 Łączenie informacji z duplikatów w jeden kontakt: Podczas łączenia duplikatów Kutools łączy informacje ze wszystkich wybranych zduplikowanych kontaktów, zapewniając, że żadne dane nie zostaną utracone.
    • 📂 Elastyczne przenoszenie duplikatów: Użytkownicy mogą selektywnie przenosić wszystkie duplikaty, łącznie z pierwszą instancją, lub tylko dodatkowe duplikaty do wyznaczonego folderu. Ta funkcja jest szczególnie przydatna dla użytkowników, którzy chcą później przeglądać duplikaty lub tworzyć oddzielne listy do różnych celów.
    • 🏷️ Kategoryzacja duplikatów w celu późniejszej łatwej identyfikacji: Umożliwiając użytkownikom kategoryzację duplikatów, Kutools ułatwia lepsze zarządzanie kontaktami i organizację. Ta funkcja jest szczególnie przydatna do zarządzania dużymi bazami kontaktów, gdzie sprawna kategoryzacja może zaoszczędzić czas i usprawnić przepływ pracy.
  • 🌐 Zarządzanie wieloma kontami i duplikatami folderów: Kutools wyróżnia się możliwością jednoczesnego zarządzania duplikatami na wielu kontach e-mail i folderach kontaktów. Ta funkcja usprawnia proces, który w przeciwnym razie byłby uciążliwy i czasochłonny w przypadku natywnych narzędzi programu Outlook, oferując użytkownikom ujednolicone podejście do rozwiązywania zduplikowanych kontaktów niezależnie od ich lokalizacji w programie Outlook.
  • 🔍 Konfigurowalne wykrywanie duplikatów: W przeciwieństwie do podstawowego wykrywania duplikatów w programie Outlook, Kutools umożliwia szczegółowe dostosowanie identyfikacji duplikatów, umożliwiając użytkownikom wybranie określonych pól kontaktowych do porównania. Zapewnia to bardziej precyzyjne wykrywanie duplikatów w oparciu o kryteria najbardziej istotne dla użytkownika.
  • 🧭 Oszczędzające czas ponowne filtrowanie: Kutools zapamiętuje poprzednie ustawienia dla wybranych folderów i pól kontaktów, umożliwiając użytkownikom szybkie ponowne filtrowanie duplikatów bez konieczności ponownej konfiguracji ustawień. Funkcja ta znacznie skraca czas zarządzania duplikatami, zwłaszcza dla użytkowników, którzy wykonują to zadanie regularnie.
  • 👥 Zarządzanie duplikatami grup kontaktów: Narzędzie rozszerza zarządzanie duplikatami na grupy kontaktów, oferując opcje zarządzania zduplikowanymi grupami kontaktów na podstawie nazwy grupy, nazwy członka lub adresu e-mail członka.

Szybko usuwaj, łącz, przenoś lub kategoryzuj zduplikowane kontakty w Outlooku

Oto jak zastosować Zduplikowane kontakty funkcja usuwania, scalania, przenoszenia lub kategoryzowania zduplikowanych kontaktów w programie Outlook.

Kutools dla programu Outlook: Odblokuj 100 przydatnych narzędzi dla programu Outlook. Wśród nich, ponad 70 funkcji jest stale dostępnych bezpłatnie, w tym zaawansowaną funkcję AI.
Odkryj więcej... Spróbuj teraz!

  1. Na Kutools Plus zakładkę, kliknij UsuńZduplikowane kontakty.

  2. W Zduplikowane kontakty - Krok 1 (z 5): Określ plik (i) danych kreatorze wybierz pliki danych, które chcesz usunąć, scalić, przenieść lub sklasyfikować zduplikowane kontakty. Po wybraniu kliknij przycisk Następny krok: określ folder kontaktów przycisk.

    Uwaga: Jeśli masz w Outlooku wiele kont e-mail z dużymi folderami kontaktów, pojawi się okno ładowania folderów kontaktów, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu. Możesz kliknąć przycisk Pomiń bieżące ładowanie konta e-mail lub po prostu poczekaj, aż wszystkie foldery kontaktów się załadują.

  3. Po zakończeniu ładowania folderów kontaktów wszystkie foldery kontaktów zostaną wyświetlone w lewym polu okna Zduplikowane kontakty – krok 2 (z 5) okno. Wybierz foldery Kontakty zawierające zduplikowane kontakty, do których chcesz się adresować, a następnie kliknij przycisk Dalej: Wybierz pola kontaktów do porównania duplikatów przycisk.

    Porady:
    • Aby uzyskać więcej szybkich opcji, takich jak Zaznacz wszystkie aby wybrać foldery, kliknij prawym przyciskiem myszy listę folderów.
    • Wszystkie wybrane foldery pojawią się w prawym polu. Możesz je usunąć lub posortować według potrzeb. Kontakty z folderów wymienionych na górze będą traktowane priorytetowo podczas zarządzania duplikatami.
    • Jeśli wcześniej korzystałeś z tego narzędzia i ustaliłeś kryteria filtrowania, możesz po prostu kliknąć Rozpocznij filtrowanie przycisk, aby zastosować istniejące kryteria w celu odfiltrowania zduplikowanych kontaktów.
  4. W Zduplikowane kontakty – krok 3 (z 5) kreatorze, wybierz pola kontaktów w celu identyfikacji duplikatów (kontakty są uważane za duplikaty, jeśli ich dane w tych polach są dokładnie zgodne) w Wybierz pola kontaktów, aby porównać duplikaty a następnie kliknij Dalej: Wybierz pola, które mają być wyświetlane w wynikach przycisk.

    Porady:
    1. Wybrane pola pokazane na powyższym obrazku reprezentują ustawienia domyślne dostarczone przez Kutools. Możesz łatwo wybrać te ustawienia domyślne, klikając przycisk Pola domyślne przycisk.
    2. Jeśli zaznaczysz Przeszukaj wszystkie duplikaty w wybranych folderach kontaktów opcję, narzędzie będzie szukać zduplikowanych kontaktów we wszystkich wybranych folderach. Jeśli nie zaznaczysz tej opcji, duplikaty będą wyszukiwane osobno w każdym folderze kontaktów.
  5. W Zduplikowane kontakty – krok 4 (z 5) kreatora, wybierz opcję określenia pól, które mają być wyświetlane w polu wyników, a następnie kliknij przycisk Rozpocznij filtrowanie przycisk.

    Porady:
    • Domyślnie: Ta opcja wybiera wstępnie ustawione pola, którymi są Nazwa grupy kontaktów (Grupa kontaktów), Nazwa członka (grupa kontaktów), Adres e-mail członka (Grupa kontaktowa), Pełne imię i nazwisko.
    • Zamówienia Indywidualne: Ta opcja aktywuje Samookreślona treść przycisk umożliwiający wybranie pól, które mają być wyświetlane w wynikach.
    • Wybrane pola: Ta opcja powoduje zaznaczenie pól wybranych w poprzednim kroku.
  6. Wszystkie zduplikowane kontakty pojawią się w Lista kontaktów/Duplikat listy kontaktów (lewe pole) z Zduplikowane kontakty – krok 5 (z 5) kreator wyświetlający pola, które zdecydowałeś się wyświetlić. W tym kreatorze możesz:
    1. Rozwiń duplikaty i zaznacz lub odznacz kontakt, aby zdecydować, czy uwzględnić go, czy wykluczyć z procesu obsługi duplikatów. Wskazówka: możesz rozwinąć grupę, klikając ją. Następnie wybierz zduplikowany kontakt, aby wyświetlić jego szczegóły w Podgląd informacji kontaktowych pudełko.
    2. Z Jak radzić sobie ze zduplikowanymi kontaktami? z listy rozwijanej wybierz akcję, którą chcesz zastosować wobec wybranych duplikatów.
      • Usuń (Przejdź do folderu „Elementy usunięte”): Spowoduje to przeniesienie duplikatów do folderu Elementy usunięte bez ich trwałego usunięcia.
      • Trwałe usuwanie: spowoduje to trwałe usunięcie wszystkich wybranych duplikatów.
      • Łączyć: łączy wszystkie wybrane zduplikowane kontakty i łączy ich informacje.
      • Przenieś wszystkie zduplikowane kontakty (z wyjątkiem pierwszego): Powoduje przeniesienie duplikatów, z wyłączeniem ich pierwszych wystąpień, do określonego folderu.
      • Przenieś wszystkie zduplikowane kontakty (uwzględnij pierwszy): Spowoduje to przeniesienie wszystkich wystąpień duplikatów do wyznaczonego folderu.
      • Dodaj kategorię: oznacza to wszystkie wybrane zduplikowane kontakty przypisaną do określonej kategorii, aby ułatwić późniejszą identyfikację.
    3. Kliknij Aplikuj teraz aby przetworzyć duplikaty zgodnie z wybraną akcją.

Po zakończeniu procesu wszystkie adresowane zduplikowane kontakty zostaną wyświetlone w polu przekreślenia Lista kontaktów/Duplikat listy kontaktów. Zamknij Zduplikowane kontakty kreator, aby zakończyć proces.


Dodatkowe wskazówki dotyczące korzystania z Kutools dla funkcji zduplikowanych kontaktów programu Outlook

  1. Obsługuj określony zduplikowany kontakt
    Możesz kategoryzować, przenosić, usuwać lub trwale usuwać pojedynczy zduplikowany kontakt, klikając kontakt prawym przyciskiem myszy i wybierając potrzebną opcję z menu kontekstowego.

  2. Obsługuj wszystkie zaznaczone duplikaty w grupie
    Możesz kategoryzować, przenosić, łączyć, usuwać lub trwale usuwać wszystkie zaznaczone zduplikowane elementy w grupie, klikając grupę prawym przyciskiem myszy i wybierając potrzebną opcję z menu kontekstowego.

  3. Łatwe ponowne filtrowanie zduplikowanych kontaktów
    Połączenia Zduplikowane kontakty Narzędzie zachowuje poprzednie ustawienia, w tym wybrane foldery i pola kontaktów. Następnym razem, gdy użyjesz tej funkcji, po prostu naciśnij Rozpocznij filtrowanie przycisk w Zduplikowane kontakty – krok 2 (z 5) czarodziej. Spowoduje to bezpośrednie odfiltrowanie duplikatów bez konieczności ponownej konfiguracji pól kontaktowych.

  4. Co się stanie, jeśli nie zostaną znalezione zduplikowane kontakty
    Jeśli nie znaleziono zduplikowanych kontaktów, możesz ponownie wybrać pola w celu identyfikacji duplikatów lub zakończyć proces według potrzeb.
  5. Zarządzaj zduplikowanymi grupami kontaktów
    Jeśli w wybranych folderach znajdują się zduplikowane grupy kontaktów, możesz skutecznie je zaadresować. w Zduplikowane kontakty — krok 3 (z 5) kreatorze, po prostu wybierz żądane kryteria - czy to Nazwa grupy kontaktów (Grupa kontaktów), Nazwa członka (grupa kontaktów) or Adres e-mail członka (Grupa kontaktowa). Wybierz zgodnie ze swoimi potrzebami, aby zarządzać tymi zduplikowanymi grupami.


Demo: Usuń lub przenieś zduplikowane kontakty w Outlooku

Odkryj Kutools / Kutools Plus zakładka w tym filmie, dodana przez Kutools dla programu Outlook. Teraz większość funkcji, w tym funkcje AI, jest bezpłatna! Funkcje Pro są dostępne w 30-dniowym okresie próbnym bez ograniczeń!


Najlepsze narzędzia biurowe

Najświeższe wiadomości: wprowadza się Kutools dla programu Outlook Darmowa wersja!

Poznaj zupełnie nowe Kutools dla programu Outlook DARMOWA wersja z ponad 70 niesamowitymi funkcjami, z których możesz korzystać NA ZAWSZE! Kliknij, aby pobrać teraz!

🤖 Kutools AI : Natychmiastowe profesjonalne e-maile z magią AI — genialne odpowiedzi jednym kliknięciem, doskonały ton, biegła znajomość wielu języków. Zmień e-mailing bez wysiłku! ...

📧 Automatyzacja poczty e-mail: Automatyczna odpowiedź (dostępna dla POP i IMAP)  /  Zaplanuj wysyłanie wiadomości e-mail  /  Automatyczne CC/BCC według reguł podczas wysyłania wiadomości e-mail  /  Automatyczne przewijanie (Zasady zaawansowane)   /  Automatyczne dodawanie powitania   /  Automatycznie dziel wiadomości e-mail od wielu odbiorców na pojedyncze wiadomości ...

📨 Zarządzanie e-mail: Przypomnij sobie e-maile  /  Blokuj oszukańcze wiadomości e-mail według tematów i innych  /  Usuń zduplikowane wiadomości e-mail  /  Wiecej opcji  /  Konsoliduj foldery ...

📁 Załączniki ProZapisz zbiorczo  /  Odłącz partię  /  Kompresuj wsadowo  /  Automatyczne zapisywanie   /  Automatyczne odłączanie  /  Automatyczna kompresja ...

🌟 Magia interfejsu: 😊Więcej ładnych i fajnych emotikonów   /  Przypomnij Ci, kiedy nadejdą ważne e-maile  /  Zminimalizuj program Outlook zamiast go zamykać ...

>> Cuda jednym kliknięciem: Odpowiedz wszystkim, dodając przychodzące załączniki  /   E-maile chroniące przed phishingiem  /  🕘Pokaż strefę czasową nadawcy ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Kontakty i kalendarz: Grupowe dodawanie kontaktów z wybranych e-maili  /  Podziel grupę kontaktów na pojedyncze grupy  /  Usuń przypomnienia o urodzinach ...

Natychmiast odblokuj Kutools dla programu Outlook jednym kliknięciem—na stałe za darmo. Nie czekaj, pobierz teraz i zwiększ swoją efektywność!

kutools dla funkcji programu Outlook1 kutools dla funkcji programu Outlook2
 

 

 

Comments (0)
No ratings yet. Be the first to rate!
There are no comments posted here yet
Leave your comments
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations