W dzisiejszej erze cyfrowej możemy uzyskać dostęp do naszych e-maili, kiedykolwiek i gdziekolwiek chcemy. Jednak mimo że zawsze jesteśmy online, zdarzają się sytuacje, w których możemy nie być w stanie od razu odpowiedzieć na przychodzące wiadomości, na przykład podczas wakacji lub gdy jesteśmy poza biurem. W tym miejscu nieoceniona staje się funkcja automatycznej odpowiedzi poza biurem, dzięki której nadawcy e-maili wiedzą, że nasze odpowiedzi będą opóźnione. Niezależnie od tego, czy korzystasz z programu Outlook Windows, Sieć, Mac, lub nawet Urządzenia z systemem iOS i Androidten przewodnik pomoże Ci szczegółowo skonfigurować automatyczne odpowiedzi o nieobecności na wszystkich tych platformach. Zacznijmy.

• Skonfiguruj odpowiedzi o nieobecności w programie Outlook w systemie Windows
  • Korzystanie z odpowiedzi automatycznych (dla kont Exchange)
  • Łatwe korzystanie z Kutools dla programu Outlook (dla wszystkich kont e-mail, łatwe i elastyczne)
  • Korzystanie z reguł (dla wszystkich kont e-mail, złożone)
• Skonfiguruj odpowiedzi o nieobecności w programie Outlook na komputerze Mac
• Skonfiguruj odpowiedzi o nieobecności w aplikacji Outlook w sieci Web
• Skonfiguruj odpowiedzi o nieobecności w programie Outlook dla systemów iOS i Android

Wideo

Skonfiguruj odpowiedzi o nieobecności w programie Outlook w systemie Windows

W tej sekcji przedstawiono trzy metody ułatwiające konfigurowanie odpowiedzi „Poza biurem” dla kont Exchange i wszystkich kont e-mail w systemie Windows.

Skonfiguruj odpowiedzi o nieobecności za pomocą funkcji Odpowiedzi automatyczne

Jeśli używasz konta Exchange w programie Outlook, wbudowany plik Automatyczne odpowiedzi funkcja może pomóc w skonfigurowaniu odpowiedzi o nieobecności w programie Outlook. Wykonaj następujące czynności.

Krok 1: Otwórz okno Odpowiedzi automatyczne

W Outlooku przejdź do filet wybierz z listy rozwijanej konto konto Exchange, dla którego chcesz włączyć automatyczną odpowiedź, a następnie kliknij Automatyczne odpowiedzi. Zobacz zrzut ekranu:

Krok 2: Włącz automatyczne odpowiedzi i skonfiguruj ustawienia

W otwarciu Automatyczne odpowiedzi należy wykonać następujące czynności.

1. Wybierz Wysyłaj automatyczne odpowiedzi opcja włączenia tej funkcji.
2. Aby wysyłać odpowiedzi automatyczne tylko w określonym przedziale czasowym, zaznacz opcję Wysyłaj tylko w tym przedziale czasowym zaznacz pole wyboru i określ żądaną godzinę rozpoczęcia i zakończenia.
   Wskazówka: jeśli nie ustawisz okresu, automatyczne odpowiedzi pozostaną włączone do czasu ich wyłączenia poprzez wybranie Nie wysyłaj odpowiedzi automatycznych.
3. Jeśli chcesz wysyłać automatyczne odpowiedzi tylko do nadawców wewnątrz organizacji, pozostań w Wewnątrz mojej organizacji patka.
4. Wpisz wiadomość automatycznej odpowiedzi w polu tekstowym.
5. Kliknij OK przycisk, aby zapisać ustawienia. Zobacz zrzut ekranu:
   

Wynik

Jeśli w kroku 3 ustawisz przedział czasu dla odpowiedzi automatycznych, odpowiedź automatyczna zostanie aktywowana w wyznaczonym czasie, a pod wstążką programu Outlook pojawi się żółty pasek informacyjny. Jeśli nie określono okresu czasu, automatyczna odpowiedź zostanie aktywowana natychmiast.

Możesz iść do Elementy wysłane folder, aby wyświetlić wiadomości e-mail z automatyczną odpowiedzią (e-maile z przedrostkiem „Automatyczna odpowiedź:").

Z łatwością konfiguruj odpowiedzi o nieobecności w Kutools dla programu Outlook

Biorąc pod uwagę ograniczenia powyższej metody, tutaj chciałbym polecić Ci Automatyczna odpowiedź cechą Kutools dla programu Outlook, który ułatwia konfigurowanie odpowiedzi o nieobecności w programie Outlook, niezależnie od typu konta e-mail. Po pobieranie i instalowanie Kutools dla programu Outlook, musisz wykonać następujące czynności:

Krok 1: Skonfiguruj ustawienia automatycznej odpowiedzi

Wybierz Kutools > Odpowiedz > Menedżer automatycznych odpowiedzi otworzyć Automatyczna odpowiedź oknie dialogowym, a następnie musisz:

1. Sprawdź konta e-mail, na których chcesz włączyć automatyczną odpowiedź:
   Połączenia Sprawdź konta sekcja zawiera listę wszystkich kont e-mail w programie Outlook. Wybierz konta, dla których chcesz włączyć automatyczną odpowiedź.
2. Zmodyfikuj prefiks tematu wiadomości e-mail z automatyczną odpowiedzią:
   Domyślny tekst w pliku Prefiks tematu pole tekstowe to „Odpowiedź automatyczna”. Będzie to prefiks tematów wiadomości e-mail z automatyczną odpowiedzią. W razie potrzeby możesz zastąpić ten domyślny tekst.
3. Wprowadź treść automatycznej odpowiedzi:
   W oknie dialogowym znajduje się domyślny szablon, który można modyfikować w miarę potrzeb.
4. Zapisz zmiany: Kliknij OK przycisk.
   

Krok 2: Włącz funkcję automatycznej odpowiedzi

A Kutools dla programu Outlook pojawi się okno dialogowe z pytaniem, czy chcesz natychmiast aktywować tę funkcję. Kliknij Tak przycisk, aby włączyć tę funkcję.

Wynik

Od teraz e-maile przychodzące na sprawdzone konta będą uruchamiały automatyczne odpowiedzi.

Skonfiguruj odpowiedzi o nieobecności, tworząc reguły programu Outlook

Możesz także utworzyć reguły programu Outlook, aby skonfigurować odpowiedzi o nieobecności dla wszystkich kont e-mail. Jednak ta metoda wymaga wykonania wielu kroków. Jeśli potrzebujesz, wykonaj poniższe czynności.

Krok 1: Utwórz szablon automatycznej odpowiedzi

1. W programie Outlook utwórz nową wiadomość e-mail, klikając nowy e-mail pod Strona główna patka.
   
2. W Wiadomość wprowadź temat i treść wiadomości dla swojego szablonu.
   
3. Kliknij filet > Zapisz jako.
   
4. W otwarciu Zapisz jako w oknie dialogowym nazwij szablon (domyślnie jako nazwa szablonu zostanie użyty temat wiadomości e-mail), wybierz Szablon Outlooka z Zapisz jako typ listę rozwijaną, a następnie kliknij plik Zapisz przycisk.
   Ten szablon niestandardowy zostanie zapisany w domyślnej lokalizacji szablonów osobistych.
   
5. Po zapisaniu szablonu zamknij wiadomość e-mail bez zapisywania.

Krok 2: Otwórz okno Reguły i alerty

Pod Strona główna tab, kliknij Zasady > Zarządzaj regułami i alertami otworzyć Reguły i alerty okno.

Krok 3: Utwórz regułę automatycznej odpowiedzi „Poza biurem”.

W Reguły i alerty wykonaj poniższe czynności, aby utworzyć regułę automatycznej odpowiedzi „Poza biurem”.

1. Pod Reguły e-mail wybierz konto e-mail, na którym chcesz zastosować regułę automatycznej odpowiedzi, a następnie kliknij przycisk Nowa zasada przycisk.
   Wskazówka: Jeśli Zastosuj zmiany w tym folderze lista rozwijana nie jest wyświetlana w pliku Reguły i alerty oknie Outlooka utworzone przez Ciebie reguły będą miały zastosowanie do wszystkich kont e-mail.
   
2. Na początku Kreator reguł, Wybierz Zastosuj regułę do otrzymywanych wiadomości Zacznij od pustej reguły , a następnie kliknij Następna przycisk.
   
3. W drugim Kreator reguł, jeśli chcesz automatycznie odpowiadać na każdą otrzymaną wiadomość e-mail, kliknij przycisk Następna przycisk bez sprawdzania żadnych warunków. W wyskakującym okienku Microsoft Outlook okno dialogowe, kliknij przycisk Tak przycisk.
   Wskazówka: jeśli chcesz automatycznie odpowiadać tylko na określone e-maile, określ potrzebne warunki.
   
4. W trzecim Kreator reguł, zaznacz odpowiedź, korzystając z określonego szablonu pola wyboru w pliku Krok 1 i kliknij podkreślony tekst w polu Krok 2 pudełko.
   
5. W oknie dialogowym Wybierz szablon odpowiedzi wybierz opcję Szablony użytkownika w systemie plików z listy rozwijanej Szukaj, wybierz szablon utworzony w kroku 1, a następnie kliknij przycisk Otwórz.
   
6. Po powrocie do trzeciego Kreatora reguł kliknij przycisk Dalej, aby kontynuować.
   
7. W czwartym Kreatorze reguł określ wyjątki dla reguły, jeśli to konieczne. Tutaj klikam przycisk Dalej, nie sprawdzając żadnych wyjątków.
   
8. W ostatnim Kreatorze reguł podaj nazwę tej reguły w sekcji Krok 1, pozostaw zaznaczone pole Włącz tę regułę w kroku 2, a następnie kliknij przycisk Zakończ.
   
9. Następnie pojawi się okno programu Microsoft Outlook przypominające, że reguła będzie działać tylko wtedy, gdy uruchomiony jest program Outlook. Kliknij przycisk OK.
   
10. Następnie powraca do okna Reguły i alerty, w oknie możesz zobaczyć utworzoną regułę, kliknij przycisk OK, aby zapisać regułę.
    

Wynik

Teraz utworzyłeś regułę automatycznej odpowiedzi. Od tej chwili e-maile przychodzące na określone konto lub wszystkie konta będą uruchamiać tę regułę automatycznej odpowiedzi, a osoba, która wysłała Ci wiadomość e-mail, otrzyma wiadomość z automatyczną odpowiedzią.

Skonfiguruj odpowiedzi o nieobecności w programie Outlook na komputerze Mac

Jeśli chcesz skonfigurować automatyczną odpowiedź w programie Outlook dla komputerów Mac, metoda opisana w tej sekcji może być pomocna. Wykonaj następujące czynności.

Krok 1: Dostęp do funkcji „Poza biurem”.

Uruchom program Outlook na komputerze Mac, otwórz konto e-mail, dla którego chcesz włączyć funkcję Poza biurem, a następnie przejdź do Tools I wybierz opcję Nie funkcjonuje.

Krok 2: Konfiguracja ustawień odpowiedzi automatycznych

W Ustawienia automatycznej odpowiedzi oknie dialogowym, należy dokonać następujących konfiguracji.

1. Sprawdź Wysyłaj automatyczne odpowiedzi dla konta Pole wyboru „(Twoje konto)”.
2. W Odpowiedz raz każdemu nadawcy za pomocą tekstowym, wprowadź treść automatycznej odpowiedzi.
3. Opcjonalne jest:
   • Ustaw daty rozpoczęcia i zakończenia automatycznej odpowiedzi: Sprawdź Odpowiedzi wysyłaj tylko w tym okresie zaznacz pole wyboru i wprowadź daty oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia. Po upływie daty i godziny zakończenia odpowiedzi o nieobecności zostaną automatycznie wyłączone.
   • Odpowiedz osobom spoza Twojej organizacji: W razie potrzeby sprawdź Wysyłaj także odpowiedzi do nadawców spoza mojej organizacji pole wyboru. Wybierz albo Tylko do nadawców z mojej listy kontaktów or Wyślij do wszystkich nadawców zewnętrznych a następnie wprowadź treść wiadomości automatycznej odpowiedzi.
4. Kliknij OK aby zapisać ustawienia i zastosować funkcję Odpowiedzi automatycznych.
   

Wynik

Automatyczne odpowiedzi zostały włączone dla niektórych kont e-mail w programie Outlook dla komputerów Mac. Odtąd e-maile przychodzące na to konto będą powodować automatyczne odpowiedzi.

Skonfiguruj odpowiedzi o nieobecności w aplikacji Outlook w sieci Web

Jeśli korzystasz z programu Outlook w sieci Web i chcesz skonfigurować odpowiedzi dotyczące nieobecności, metoda opisana w tej sekcji może Ci pomóc. Wykonaj poniższe kroki.

Krok 1: Uzyskaj dostęp do funkcji „Odpowiedzi automatyczne”.

1. W prawym górnym rogu strony kliknij przycisk Ustawienia przycisk
   
2. W otwarciu Ustawienia okno, wybierz Automatyczne odpowiedzi Poczta
   

Krok 2: Skonfiguruj ustawienia „Odpowiedzi automatycznych”.

1. Kliknij Włącz automatyczne odpowiedzi przełącz, aby włączyć Automatyczne odpowiedzi cecha.
2. Sprawdź Wysyłaj odpowiedzi tylko w określonym czasie zaznacz pole wyboru i określ daty oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia odpowiedzi automatycznych. Możesz zignorować to ustawienie, jeśli nie potrzebujesz.
3. W polu edycji tekstu wprowadź treść automatycznej odpowiedzi.
4. Kliknij Zapisz przycisk. Zobacz zrzut ekranu:
   

Wynik

Teraz włączyłeś opcję Odpowiedzi automatyczne w aplikacji Outlook w sieci Web. Odtąd e-maile przychodzące na to konto będą powodować automatyczne odpowiedzi.

Skonfiguruj odpowiedzi o nieobecności w programie Outlook dla systemów iOS i Android

Wielu użytkowników Outlooka wie, jak skonfigurować automatyczne odpowiedzi na swoich komputerach stacjonarnych, ale niewiele wie o programie mobilnym. W ostatniej części tego artykułu przeprowadzę Cię przez proces konfigurowania automatycznych odpowiedzi z urządzeń z systemem iOS lub Android, dzięki czemu będziesz mieć pewność, że komunikacja będzie jasna niezależnie od tego, gdzie się znajdujesz. Wykonajmy poniższe kroki.

Krok 1: Uruchom Outlooka na urządzeniu z systemem iOS lub Android

Krok 2: Uzyskaj dostęp do funkcji „Odpowiedzi automatyczne”.

1. W lewym górnym rogu strony kliknij przycisk Strona główna przycisk
   
2. Następnie kliknij przycisk Ustawienia przycisk.
   
3. W Ustawienia okno dialogowe i pod Konta pocztowe w sekcji wybierz konto e-mail, dla którego chcesz włączyć automatyczne odpowiedzi. W tym wypadku wybieram wymiana konta.
   
4. W wymiana stronie (jeśli w poprzednim kroku wybierzesz inne konto, w tytule tego okna dialogowego będzie wyświetlana domena drugiego konta), widać, że Automatyczne odpowiedzi funkcja jest wyłączona. Kliknij na to.
   

Krok 3: Skonfiguruj ustawienia odpowiedzi automatycznych

W Automatyczne odpowiedzi W oknie dialogowym należy skonfigurować w następujący sposób.

1. W Automatyczne odpowiedzi polu, włącz przełącznik.
2. Określ, do kogo chcesz wysyłać automatyczne odpowiedzi: albo wszystkim or tylko osobom w Twojej organizacji. Tutaj wybieram Odpowiedz wszystkim.
3. Wpisz odpowiedź w polu Odpowiedz każdemu z pole tekstowe.
4. Kliknij znacznik wyboru w prawym górnym rogu ekranu, aby zapisać ustawienia.
   
   Uwagi:

   • W Odpowiedz w określonym czasie włącz przełącznik, a następnie ustaw daty rozpoczęcia i zakończenia oraz godziny wysyłania odpowiedzi automatycznych.
   • W Użyj różnych odpowiedzi włącz tę opcję, a następnie możesz określić różne odpowiedzi dla osób w organizacji i poza nią.
   • Jeśli zamiast konta Exchange wybierzesz inny typ konta, plik Użyj innego pola odpowiedzi nie występuje w Automatyczne odpowiedzi okno dialogowe.
   • Kiedy wrócisz do poprzedniego okna dialogowego, zobaczysz, że plik Automatyczne odpowiedzi funkcja została włączona.
     

Wynik

Teraz włączyłeś automatyczne odpowiedzi w programie Outlook na iOS lub Androida.

Krótko mówiąc, możliwość skonfigurowania w Outlooku automatycznych odpowiedzi „poza biurem” gwarantuje, że osoby kontaktujące się z Tobą będą wiedzieć, że Cię nie ma, co zapewni profesjonalną i skuteczną komunikację. Niezależnie od tego, czy korzystasz z programu Outlook w systemie Windows, Mac, w Internecie czy na urządzeniach mobilnych, elastyczność i głębia, jaką zapewnia ta funkcja, są niezbędne. Mamy nadzieję, że ten obszerny przewodnik wyposaży Cię w wiedzę niezbędną do bezproblemowego konfigurowania tych odpowiedzi na różnych platformach, zapewniając płynną obsługę zarówno Tobie, jak i Twoim korespondentom e-mailowym. Dla tych, którzy chcą głębiej poznać możliwości Outlooka, nasza witryna internetowa oferuje mnóstwo samouczków. Tutaj znajdziesz więcej porad i wskazówek dotyczących Outlooka.

Powiązane artykuły