Jak utworzyć folder do organizowania wiadomości e-mail zawierających określone osoby w Outlooku?

Przytłacza Cię zaśmiecona skrzynka odbiorcza? W tym samouczku przedstawię trzy metody organizowania wiadomości e-mail zawierających określone osoby w Outlooku w celu zwiększenia wydajności.

Zawsze przenoś e-maile zawierające określone osoby do utworzonego folderu

Utwórz folder wyszukiwania, aby automatycznie organizować wiadomości e-mail dla określonych osób

Twórz wsadowo foldery, aby organizować wiadomości e-mail dla wszystkich kont e-mail za pomocą języka VBA

Zawsze przenoś e-maile zawierające określone osoby do utworzonego folderu

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy konto e-mail, dla którego utworzysz folder do organizowania wiadomości e-mail, wybierz Nowy folder z menu dostępnego po kliknięciu prawym przyciskiem myszy i nadaj nazwę folderowi.

2. W folderze Skrzynka odbiorcza lub Elementy wysłane wybierz jedną z wiadomości e-mail zawierających określony adres e-mail, z którego chcesz przenieść wszystkie jego wiadomości e-mail do utworzonego folderu.

3. Na Strona główna zakładka, w Przenieść grupa, kliknij Zasady > Zawsze przenoś wiadomości z: określony adres e-mail i / lub Zasady > Zawsze przenoś wiadomości do: określony adres e-mail zgodnie z Twoimi potrzebami.

4. W wyskakującym oknie dialogowym Reguły i alerty określ folder, do którego chcesz przenieść wiadomości, a następnie kliknij OK.

5. Wiadomości e-mail w folderze Skrzynka odbiorcza lub Elementy wysłane, które spełniają warunki, są teraz przenoszone do właśnie utworzonego folderu. Przyszłe wiadomości e-mail również trafią bezpośrednio do folderu, jeśli spełnią warunki.

Utwórz folder wyszukiwania, aby automatycznie organizować wiadomości e-mail dla określonych osób

Jeśli nie chcesz przenosić wiadomości do folderu, ale chcesz je łatwo przeglądać. Możesz utworzyć folder wyszukiwania w programie Outlook, który umożliwia znajdowanie wiadomości e-mail spełniających określone kryteria w wielu folderach, ale przechowuj je w oryginalnych folderach.

1. Na Teczka zakładka, w Nowości grupa, kliknij Nowy folder wyszukiwania.

2. W wyskakującym oknie dialogowym Nowy folder wyszukiwania wykonaj następujące czynności:

1) W polu Wybierz folder wyszukiwania, na liście Poczta od osób i list wybierz Poczta od i do określonych osóblub Poczta od określonych osób tak jak potrzebujesz.
2) W polu Dostosuj folder wyszukiwania kliknij opcję Dodaj aby wybrać osoby z listy adresowej.
3) Określ konto e-mail, z którego chcesz wyszukiwać wiadomości e-mail.
4) Kliknij OK.

3. W obszarze Foldery wyszukiwania tworzony jest folder wyszukiwania zawierający wiadomości e-mail spełniające warunki.

Twórz wsadowo foldery, aby organizować wiadomości e-mail dla wszystkich kont e-mail za pomocą języka VBA

Jeśli masz wiele kont e-mail w programie Outlook i chcesz utworzyć foldery dla każdego konta e-mail w partiach dla określonych osób, możesz użyć metody VBA, aby przenieść wiadomości zawierające określone osoby z folderów Skrzynki odbiorcze lub Wysłane kont e-mail. Proszę wykonać następujące czynności.

1. W Outlooku kliknij filet > Opcje > Centrum zaufania, a następnie kliknij Ustawienia Centrum zaufania.

2. W wyskakującym oknie dialogowym przełącz na Ustawienia makr, Wybierz Włącz wszystkie makra, i zaznacz Zastosuj ustawienia zabezpieczeń makr do zainstalowanych dodatków.

3. kliknij OK przyciski zamykania okien dialogowych.

4. wciśnij inny + F11 klawisze, aby otworzyć okno Microsoft Visual Basic for Applications.

5. kliknij wstawka > Moduł. Następnie skopiuj jeden z poniższych kodów VBA do okna modułu.

Kod VBA 1: Grupowe tworzenie folderów w celu organizowania wiadomości e-mail zawierających określonych nadawców w skrzynkach odbiorczych wszystkich kont e-mail

Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      If xMail.Sender.Type = "EX" Then
        xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
      Else
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If xSenderAddress = "" Then
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Uwaga: należy zastąpić określone fragmenty zgodnie z komentarzami w 12., 16. i 35. wierszu powyższego kodu VBA.

Kod VBA 2: Tworzenie grupowe folderów w celu organizowania wiadomości e-mail zawierających określonych odbiorców w skrzynkach odbiorczych wszystkich kont e-mail

Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      For Each xRecipient In xMail.Recipients
'        If xRecipient.Type = olCC Then   'To find CC recipients. Replace "olCC" with "olBCC" to find BCC recipients
            xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
            If xSenderAddress = "" Then
              xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
            End If
'        End If
      Next
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Uwaga:

1) Powinieneś zastąpić określone fragmenty zgodnie z komentarzami w 12, 16 i 35 wierszu powyższego kodu VBA.
2) Aby zarchiwizować wiadomości zawierające określonego odbiorcę DW lub UDW, odkomentuj wiersze 28 i 33, usuwając apostrof (') na początku wierszy.

6. naciśnij F5 uruchomić kod VBA. A nowe foldery zostaną utworzone, jeśli są wiadomości spełniające warunki.

Uwaga: Metoda VBA działa w przypadku istniejących wiadomości e-mail. Jeśli są nowe wiadomości od/do określonej osoby, które chcesz zarchiwizować, powtórz kroki 4-6.

Powiązane artykuły

Jak utworzyć folder wyszukiwania w wielu plikach danych programu Outlook / kontach Pst / e-mail?

Jak wiesz, folder wyszukiwania może wyszukiwać tylko wiadomości e-mail w zakresie bieżącej skrzynki pocztowej w Outlooku. Program Outlook może jednak przeszukiwać wszystkie skrzynki pocztowe za pomocą funkcji Wyszukiwanie błyskawiczne. Dlatego możesz wypróbować poniższe obejście, aby utworzyć folder wyszukiwania na wielu kontach e-mail w Outlooku.

Jak utworzyć folder wyszukiwania dla wewnętrznych wiadomości e-mail w programie Outlook?

Utworzenie folderu wyszukiwania według określonego nadawcy lub domeny nadawcy na zwykłych kontach e-mail POP3 w programie Outlook nie jest trudne. Jednak ten sam sposób nie działa dla konta wymiany. W tym artykule pokażę, jak utworzyć folder wyszukiwania, aby wyświetlać wszystkie wiadomości e-mail od nadawców wewnętrznych na koncie Exchange.

Jak grupować wiadomości e-mail według określonych kategorii kolorów w programie Outlook?

Czasami oznaczasz wiadomości e-mail określonymi kategoriami kolorowymi, a następnie możesz łatwo odrzucić te wiadomości e-mail lub je znaleźć lub w innych celach. Kiedy masa wiadomości e-mail gromadzi się w folderze poczty, trudno jest od razu znaleźć wiadomości oznaczone określonymi kategoriami kolorowymi. W rzeczywistości istnieje kilka sztuczek umożliwiających szybkie grupowanie wiadomości e-mail według określonych kategorii kolorów w programie Microsoft Outlook.

Jak utworzyć folder, aby uporządkować wiadomości e-mail według zakresu dat w programie Outlook?

W tym samouczku przedstawię dwie metody organizowania wiadomości e-mail według zakresu dat z folderami w programie Outlook w celu uzyskania lepszej wydajności.